Siete cosas que puede hacer un contable después de las vacaciones

Siete cosas que puede hacer un contable después de las vacaciones

Los días se acortan cada vez más; no solo por el sol que se pone antes, sino porque los últimos días de vacaciones del contable el reloj parece acelerar su ritmo y las horas parecen menguar al igual que las horas de luz. Las vacaciones se acaban para los contables, muchos de los cuales habrán disfrutado en agosto de unos días de asueto.

El trabajo espera no solo para aquellos que afortunadamente lo tienen, y no han tenido la desagradable sorpresa de recibir un burofax notificando el despido durante sus vacaciones, sino también para aquellos que se dedican a la búsqueda activa de empleo y que tienen puestas sus esperanzas en volver a la actividad en septiembre, un mes bueno para encontrar trabajo en tareas de contabilidad, al haber terminado las empresas un ciclo contable con la presentación de las cuentas anuales y el Impuesto de Sociedades el pasado mes de julio.

El regreso al trabajo empieza antes de la vuelta a la oficina, ya que en el trayecto de ida podemos dedicar un tiempo a planificar nuestra “rentrée, sino lo hemos hecho ya antes. Algunas de las cosas que pueden hacer los contables a su vuelta de las vacaciones son las siguientes:

Mantener una breve reunión con superiores y colaboradores

Es importante informarse de la situación de las tareas si otros compañeros te han sustituido durante tus vacaciones y enterarse si hay algún tema importante que requiera atención inmediata según tus superiores o subordinados. Es recomendable que estas reuniones sean breves y concisas, ya que a buen seguro, durante las vacaciones, se ha acumulado carga de trabajo y todo minuto es valioso para ponerse al día cuanto antes.

Lo que el jefe ordene

Tanto si se es contable, como jefe de administración o director financiero, todos ellos se encuentran bajo las ordenes de un superior, que puede trastocar cualquier planificación, con tareas urgentes. En este sentido, es conveniente procurar concretar fechas de realización de estas tareas e intentar dejar tiempo para las más importantes.

Priorizar lo importante y urgente

Intentar delegar si es posible lo urgente y no importante. No todo lo urgente es importante. En relación a lo importante y no urgente se pueden fijar determinadas horas durante los siguientes días. Asimismo, es conveniente intentar eliminar las tareas que no sean urgentes e importantes. Según la filosofía Lean, estas tareas pueden ser desperdicios y no aportar valor.

Ante todo mantenga la calma

Si se ha acumulado mucha carga de trabajo, dedica un tiempo a clasificar y priorizar tareas. Es conveniente mantener el espacio de trabajo despejado y ordenado, por lo que si se clasifican las tareas y se ordena el papeleo, se podrán realizar mucho más rápido cuando se aborden. Durante los primeros días puede que se acuerde de las vacaciones, piense mejor en las próximas y ponga su trabajo al día cuanto antes.

Atención a la tesorería

Es conveniente revisar que no se ha producido ninguna desviación de las previsiones de tesorería con devoluciones de recibos o pagarés o cargos indebidos. En el caso de que se produjera alguna devolución de algún efecto comercial, es conveniente iniciar la reclamación cuanto antes. En periodos de vacaciones pueden producirse más devoluciones de lo habitual.

Revisar la bandeja de entrada del correo electrónico

Si el volumen de correos es elevado, es recomendable abrir solo los que por su remitente y asunto parezcan más importantes. No caer en el error de priorizar asuntos que no son urgentes ni importantes, por intentar gestionar todos los emails pendientes.

Revisar si existen notificaciones de la Agencia Tributaria

Si no se han pedido días de cortesía para el envío de notificaciones de la Agencia Tributaria, es importante revisar este buzón y abrirlas dentro del plazo su envío. Es importante abrirlas, pero no tienen por qué gestionarse inmediatamente si se está dentro del plazo para contestarlas

Fuente :http://blog.sage.es/contabilidad/7-cosas-puede-contable-despues-vacaciones/#.WacFM_t2quc.linkedin

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CUENTAS ANUALES:PROCESO CIERRE HASTA PUBLICACIÓN EN BORME

CUENTAS ANUALES:PROCESO CIERRE HASTA PUBLICACIÓN EN BORME

 

Las cuentas anuales están formadas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, la memoria y el estado de flujos de efectivo, este último voluntario para las Pymes, que os recuerdo son las empresas con un activo no superior a los 4 millones  de euros, una cifra de negocios anual no superior a los 8 millones de euros o un número medio de trabajadores no superior a los 50 trabajadores (basta con reunir dos de las tres circunstancias).

Realmente el propósito último de las cuentas anuales es suministrar información que permita tomar decisiones sobre la empresa tanto a usuarios externos como internos. Ya nos dice la normativa contable que los documentos que forman parte de las cuentas anuales son una unidad y que deben ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Por tanto, mucho cuidado con aspectos tales como presentar un resultado en la cuenta de pérdidas y ganancias que no coincida con el que se muestra en el balance, o mostrar un balance cuya suma de activo no cuadre con la del pasivo y patrimonio neto, sí que, aunque parezca raro, yo ya he visto de todo. Más

Como realizar regstros contables sin saber Contabilidad

Cómo realizar  Registros contables sin saber Contabilidad.

Sé que esta afirmación les habrá llamado  la atención por parecer una contradicción.

Pero si tienen  paciencia y comprensión conmigo y siguen leyéndome intentaré demostrar que no es una contradicción.

Quien de nosotros no ha comprado en alguna ocasión un pequeño mueble  ( una estantería, un mesa para el ordenador, un soporte para el televisor ) en una gran superficie. Perfectamente embalado nos lo llevamos a casa y al desembalarlo nos encontramos con diferentes piezas ( tablones , tornillos ,herrajes , unas ruedecillas, etc,etc ) y un llamado Manual de instrucciones, en diversos idiomas..

Más

Organización y planificación del trabajo

 

ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACION DE LOS TRABAJOS ADMINISTRATIVO-CONTABLES

 

Después de mucho esfuerzo y de pasar diversas pruebas y entrevistas has conseguido ser seleccionado para el puesto de responsable administrativo de la empresa o séase de contable .

Eres recibido por el propietario, gerente o director de la empresa con quien departes brevemente pues normalmente suele estar muy ocupado.

Tras las presentaciones de rigor al resto de personal ( en algún caso sólo sois tu y el empresario ) eres acompañad@ a tu despacho o puesto de trabajo.

Te quedas sol@…. y  te preguntas : “ Y…ahora ¿ qué hago ?

Respiras profundamente … y te dices : “ soy el contable, el responsable administrativo-contable de la empresa”. Vamos … que soy el jefe de este departamento y lo voy a demostrar.

Pero…te sigues preguntando : ¿ Por dónde empiezo ?   Y después que hago.?

Pues , si me sigues , yo voy a intentar orientarte.

 

 Debes : Organizar y planificar tu trabajo.

 

Te lo explico cómo.

Ante todo debes dar, a tu jefe y compañeros, la impresión de seguridad y dominio de la situación.

Antes de nada necesitas conocer la empresa de la que vas a ser “cronista oficial “ .

Para ello, con toda educación pero firmeza, solicita te faciliten la siguiente documentación:

–          Escrituras de Constitución .- Lee detenidamente: su objeto social, sus accionistas, la constitución del capital, sus estatutos, etc

–          Alta en Hacienda: en que régimen  de tributación se encuentra

–          Alta en la Seguridad Social : régimen  de cotización

–          Balances  y Cuentas Anuales de los tres últimos ejercicios para ver su evolución y la situación de su patrimonio.

–          Ultimo Balance de Comprobación de sumas y saldos realizado.

Léelo muy detenidamente, partida a partida, y observa si algún saldo o movimiento te llama la atención.

Si es así, coge el Mayor (detalle ) de la cuenta y analiza sus movimientos.

–          Lee una por una los movimientos de todas las cuentas del Mayor. ¿ Corresponden a esa cuenta ?. En las cuentas de terceros ¿ el importe de su saldo corresponde con los importes de las partidas pendientes de cancelar

–          Observa las cuentas bancarias y comprueba con los extractos que su saldo coincide con el saldo contable. Si no coinciden,debes realizar la conciliación bancaria

–          Haz arqueo de Caja. ¿ Coincide con el saldo contable ? Investiga porque y soluciónalo.

–          Entérate de dónde se encuentra y cómo  funciona el ARCHIVO de los documentos.

–          Si tienes auxiliares en tu departamento pídeles ( para enterarte ) de cuales son las funciones que realizan.

Si no tienes auxiliares : ya lo sabes tu eres el jefe y ” tu jefe “. Tu tienes que hacerlo TODO.

 

Creo que para ser el primer día ya has tenido trabajo suficiente. Hasta te veo tentad@ de llevarte trabajo a casa.

¡ Por favor ¡ No lo hagas.

 

Pero como la actividad empresarial es dinámica, mientras tu te afanabas, en conocer la empresa , has visto como se llenaba tu mesa de un montón de documentos de toda índole.

Y es ahora, cuando nuevamente te preguntas… ¿ Y ahora qué hago ?

Te propongo una especie de guía en la que te indico lo que, por tu cargo, debes hacer y con que frecuencia debes hacerlo. Esta GUÍA es ampliación y complemento de ” excelentísimo señor contable ” ( Mira en página ” Temas contables” )

 

Guía de trabajo

 

 

Tarea a realizar                                                            Frecuencia

—————————————————   —————————

 

1.- Recepción ,selección y clasificación del correo    (1)         diaria

2.- Documentación bancaria: Comprobación y

    Contabilización de la documentación bancaria  (2)             3 días a la semana

     Archivo                                                                                                    idem

3.-Documentación de Caja (3)

     Realización de pagos                                                                  1 ó 2 días al mes

     Cobros                                                                                               Cuando vengan

     Preparar Parte semanal de Ingresos y Pagos                      1 día a la semana ( lunes )

     Contabilización de los movimientos del Parte             1 día a la semana ( lunes )

4.- Documentación de Proveedores y Acreedores (4)

      Comprobación de la documentación                                   diaria

      Preparación para su contabilización                                  3 días a la semana

      Contabilización                                                                                   idem

      Archivar  en Facturas pendientes de pago                      idem

      Pago de las facturas : preparación y ordenamiento               2 dias al mes

      Contabilización del pago                                          Cuando contabilicemos bancos

      Anotación en la factura de la fecha y forma de pago       Cuando venga pagada

      Archivar en Facturas pagadas                                          idem

5.- Documentación de Ventas (5)

      Comprobación de la documentación                                     diaria

      Elaboración de las facturas y del documento de cobro         3 días a la semana

                                                                                                                             ( si procede )

       Preparación para su contabilización                                                idem

      Contabilización                                                                                           idem

      Envío al Cliente de la factura y efecto comercial

      para su aceptación                                                                                       idem

      Guardar los efectos comerciales  

      ( tanto los que son sin aceptación como los aceptados )         idem                         

      Preparar remesa al banco para el cobro 

      o descuento de los mismos                                                 1 día a la semana

      Archivo Facturas Clientes pendientes de Cobro                   idem

      Contabilización del cobro de la factura                       Al contabilizar Bancos

      Preparar relación de cheques recibidos 

      para su entrega en el Banco y su cobro                                2 días a la semana

      Anotación en la factura :  fecha y forma de cobro                   idem

      Archivo en Facturas de Clientes cobradas                          idem

      Seguimiento de los cobros y reclamación si procede                diaria

6.- Documentación Nóminas

      Confección y entrega al interesado                                       últimos 4 dias del mes

      Contabilización devengo                                                            idem

      Orden al Banco para su pago                                                    idem

      Contabilizar pago                                                               Al contabilizar Bancos

      Archivar                                                                Después de contabilizar Bancos

7.- Documentación Seguros Sociales

      Confeccionar TC1 y TC2 ( impresos )                                    Últimos 4 días del mes

      Contabilizar cuota patronal ( devengo)                                      idem

      Enviar al Banco para su pago                                                   idem del mes siguiente

      Contabilizar pago                                                                   Al contabilizar Bancos

      Archivar                                                                          Después de contabilizar Bancos

 

8.- Control de Tesorería( 6 )                                                          diaria 

9.- Contabilizar :                                                                           Una vez al mes

         – amortizaciones

         – ajustes

         – periodificaciones

         – imputaciones

         – regularizaciones

y verificar que no se ha olvidado de nada.

10.- Hacer Balance de Comprobación de Sumas  y Saldos                                                                                               ( primera semana mes)

11.- Realizar los asientos o correcciones que se deriven

      de errores detectados                                                                   una vez al mes

12.- Estados financieros y otra documentación informativa              

                                                                                            Una vez al mes ( primera semana )

         -Balance de Situación

         – Cuenta de Pérdidas y Ganancias

         – Cuadro de Financiamiento

         – Listado del Diario

         – Listado de Facturas recibidas

         – Listado de Facturas emitidas

         – Informe de Gestión

         – Plan de tesorería

         – Otra documentación que se considere informativa.

13.- Relación de la empresa con Hacienda y el Registro Mercantil

13a.- Con Hacienda     www.aeat.es teléfono 901 335 533

         Liquidación de impuestos (IRPF, IVA , Sociedades ) según el calendario de Hacienda   

13b.- Con el registro Mercantil       www.registradores.org  

teléfono 915 760 117

         –   Legalización Libros Oficiales                                                 hasta 30 de abril

         –   Cuentas Anuales                                                                hasta 31 julio

 

IMPORTANTÍSIMO : Con esta documentación en tu mano ( o parte de ella ) pides cita a tu jefe, en los 10 primeros días de cada mes, para informarle de la situación del patrimonio de su empresa y del resultado obtenido. Si el empresario es inteligente comprobará la buena adquisición que ha hecho ( aunque no te alabe ) y si no es inteligente hasta es posible que te culpe a ti de la situación de la empresa.

 

NOTAS

(1) Documentación que se recibe:

         -del exterior:

                            – folletos

                            – publicidad

                            – ofertas de servicios

                            – albaranes de compras

                            – facturas

                            – documentos bancarios

                            – organismos e instituciones

                            – correspondencia diversa

                            – etc

 

–          del interior

                              –     albaranes de ventas

                              –      peticiones e compras

                              –       facturas a clientes

                              –        partes de caja

                              –          notas internas

                              –          etc.

 

Habrá que hacer una selección y clasificación :

–          unos directamente a la papelera

–          otros al archivo

–          otros habrá que pasarlos a Dirección para su conocimiento y toma de decisiones

–          otros al Departamento que corresponda

–          y la mayoría para proceder a su comprobación y CONTABILIZACION.

 

(2) Documentación bancaria.

         Hoy día a través de Internet podemos tener entrada en nuestras cuentas bancarias y conocer al día sus movimientos y saldo.Es conveniente que comprobemos que dichos movimientos e importes nos corresponden y que son correctos. Conviene observar el tema gastos bancarios y comisiones pues una llamada a tiempo al director de la sucursal puede hacer que nos anulen los mismos o al menos los disminuyan.

 

(3) Parte de Caja.

        Consiste en la elaboración de un documento en el que anotar los movimientos de Caja en períodos se semanales para agrupar justificantes de las mismas operaciones y no tener que contabilizarlos uno a uno ( Próximamente adjuntaré modelo de impreso de Parte de Caja )

(4) Documentos de Proveedores y Acreedores.

A las facturas del Proveedor o Acreedor debemos adjuntar el pedido y albaran de entrada correspondientes que justifican el contenido de la factura ( producto/ servicio, importe, fecha de pago,etc ).

Una vez verificados y dada la conformidad a los datos es conveniente reflejar mediante un sello en la propia factura la codificación y fecha contable así como posteriormente la fecha y modo del pago. 

(5) Documentos de Ventas.

         Si no hay un departamento comercial que nos dé la factura ya confeccionada, será misión del departamento contable de emitir dicha factura.Para ello necesitamos albaran de salida con todos los datos correspondientes : Cliente, concepto de la venta, importe, forma de cobro,etc.

         Al igual que en las facturas de Proveedores y Clientes es conveniente reflejar en la factura la codificación y contabilización de la misma así como la fecha y modo del cobro.

(6)Control de Tesorería

Curso:Contabilidad Financiera Básica on line

CURSO : ” SISTEMA DE APRENDIZAJE INTENSIVO DE  LA CONTABILIDAD FINANCIERA BÁSICA POR INTERNET “

Estoy convencido, pues la experiencia me lo ha demostrado, que la Contabilidad es fácil de entender, comprender y aprender.

.Sólo que hay que trasmitirla con claridad y sencillez.

TRES son  las FASES del aprendizaje:

1ª,. CAPTAR Y CONOCER las operaciones económico financieras que las empresas realizan para llevar a cabo su actividad.

Básicamente  todas se resumen en :

COMPRAS/ GASTOS < DEUDAS < PAGOS

VENTAS/INGRESOS < CRÉDITOS < COBROS.

y que el 90 % de esas operaciones siempre son las mismas y que se repiten todos los meses.

2ª. Ver la INCIDENCIAde estas operaciones en el PATRIMONIO/balance

Sencillísimo pues la incidencia sólo puede  ser de AUMENTO o de DISMINUCIÓN.

3ª.-CONOCER las reglas o principios contables de registro.

     – Regla a) posición ( superfácil : sólo hay dos a elegir o DEBE o HABER )

     – Regla b) personalización. Dar nombre al elemento patrimonial al que se refiere la operación empresarial.

Para ello disponemos del ” diccionario contable ” que es el Plan General de Contabilidad 2007 ( R.D 1514/2007 Y 1515/2007 DE 26 NOVIEMBRE )


Con estas premisas OFREZCO este Curso, cuyas características  expongo a continuación

CURSO DE CONTABILIDAD FINANCIERA BÁSICA POR INTERNET

CARACTERÍSTICAS PECULIARES DEL CURSO.

1.- La duración del Curso – por experiencia probada – es de 80  horas, equivalente aproximadamente  a 3 meses ( máximo 4 ) durante los cuales se cuenta con el apoyo de un profesor-tutor que realizará un seguimiento personalizado de cada alumno.

2.-       La realización de este curso está basada en la honestidad y la confianza entre alumno y profesor-tutor.

 3.-       Contenido del Curso.

 El Curso se divide en dos bloques

           a)- bloque teórico- práctico.

          b)- bloque eminentemente práctico: Resolución de un ejercicio basado en la realidad empresarial

 3.1      El bloque teórico práctico consta de 3 partes:

 1ª parte.-Conceptos iniciales básicos.

         Mentalización y Objetivos

         Punto de partida: La actividad empresarial.

         El Patrimonio y el Balance

         Los hechos contables y su incidencia en el Patrimonio y Balance..

2ª parte.-La técnica contable.

         Qué hechos tenemos que registran

         Cómo tenemos que registrarlos.

         Cuándo se registran.

         Cómo se registran ( procedimientos contables )

En este apartado se realizarán los ejercicios prácticos necesarios para que el alumno alcance los objetivos marcados (el propio alumno se autoevaluará y será el quien determine si los ha conseguido)
 

3ª parte.-El lenguaje contable.

a)-  Estudio del Plan General de Contabilidad y ejercicios prácticos que demuestren el dominio del mismo.

b)-  Los estados financieros:

–  Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.

–  Balance de Situación-

  Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Se realizarán ejercicios prácticos en los que el alumno deberá demostrar sus conocimientos en la elaboración de dichos estados financieros

c)- Proceso de registro contable. Tema eminentemente práctico en el        que a través de ejercicios el alumno realizará todo el proceso contable

         de registro ( asiento )

         anotación en las cuentas ( mayor )

         Balances de Comprobación

         Amortizaciones, Regularizaciones y Ajustes

         Balances de Situación

         Cuentas de Pérdidas y Ganancias

         Cuentas anuales

         Cierre del ejercicio

         Apertura del nuevo ejercicio.

.

4.- Tutor-profesor.

 Característica peculiar de este sistema de aprendizaje de la contabilidad es   la presencia continua , a través del correo electrónico , de un profesor-tutor que seguirá el desarrollo del curso corrigiendo los trabajos propuestos y atendiendo en todo momento las consultas que necesite realizar el alumno.

     Por esta razón el máximo de alumnos por tutor será de 6.

5.-   Distribución estimada  de los tiempos de estudio o dedicación al Curso por parte del alumno.

 5.1      Bloque teórico práctico      

 a) Conceptos iniciales básicos……………………………6 horas   

 b) La técnica contable…………………………………….  14horas

 c) El lenguaje contable …………………………………    60 horas

Nota importante.-

Buscando siempre la adaptación de la impartición del Curso a las circunstancias personales del alumno , tanto de tipo particular como laboral , la duración del Curso puede ampliarse a CUATRO meses,

 6.-      Coste del Curso: 200 €.

 7.-      Matriculación y forma de pago

 7.1      La persona interesada en realizar este Curso deberá indicar los datos  que se requieren al final de este documento y recibirá en su correo electrónico el material ( documentación ) correspondiente a la primera parte del primer bloque ( “Conceptos iniciales básicos “) que incluye, además de los temas de estudio para el alumno,  la  realización de ejercicios prácticos

            El profesor tutor le comentará  a través del correo los resultados del trabajo que el alumno ha realizado sobre ese apartado así como   atenderá las consultas que tenga a bien hacerle y que  a través de su correo le ha enviado.

El coste de esta primera parte del Curso  tema a.) Conceptos iniciales básicos  es 0 €, si cero euros, pues lo único que pretendo es que el alumno verifique si la forma de desarrollar el curso es de su agrado.

 7.2      Si considera que le interesa continuar el Curso deberá enviar cheque bancario o hacer ingreso en cuenta bancaria (a las direcciones que se le indicarán en su dirección de contacto), por un importe de 100 € .

              Finalizado el aprendizaje de las dos primeras partes del Curso realizará el pago del importe restante del mismo o sea de 100€ y continuará el aprendizaje de la tercera y cuarta parte del Curso

 Como puede apreciar con esta forma de pago considero que el alumno no se sentirá nunca defraudado pues estará pagando unos importes que justifican un verdadero aprendizaje por su parte.

 7.3       Matriculación

 Tanto si está interesado en recibir una mayor información sobre este curso como si ya desea matricularse en el mismo (como ve Vd. sin ningún compromiso) diríjase a mi correo electrónico  pilinika@yahoo.es ó nicasio63@telefonica.net  poniendo como asunto: Curso de Contabilidad financiera básica por Internet.

            En principio los únicos datos que necesito me facilite son:

Nombre y apellidos

Nivel de formación y/o estudios

Qué desea conseguir con este curso

Su e-mail o correo electrónico

Excelentísimo señor contable

Funciones o tareas desempeñadas por el contable

La página www.oficinaempleo.com/empresa/puestos/contable.htm  define de una forma técnicamente fría el perfil y funciones del Contable y su situación en el organigrama de la empresa. 

Pues tengo que decir que estoy en total desacuerdo.

 El Contable , y sobre todo el contable en la pequeña empresa ( que son las que más abundan ) es eso y MUCHO , pero MUCHO más que eso.

El contable, en la pequeña y , a veces también en la mediana empresa es “ el hombre orquesta “;toca todos los instrumentos

Tan pronto pasa de ser un simple “ botones “ llevando la documentación correspondiente a los Bancos u Organismos públicos ,como a ser un “ director económico -financiero “,gestionando con el director de la Agencia bancaria una línea de descuento comercial, o una póliza de crédito o un préstamo a la empresa.

Por este motivo y como homenaje a los miembros contables de este FORO quiero hacer una lista de las tareas o funciones que en el hacer cuotidiano realizan los contables, cronistas veraces de la realidad empresarial.

Deseo que esta lista pueda servir de brújula o de GPS a cuantos circulan por la autopista de la Contabilidad sobre todo a aquell@s que se autodenominan novat@s

 

 Una relación o lista de las tareas o funciones encomendadas al contable podría ser la siguiente:

 1.-De forma muy general la “ llevanza “ de la Contabilidad de la empresa, y que detallamos a continuación de forma pormenorizada.

2.-Controlar  las facturas recibidas de Proveedores y Acreedores

o       verificar que corresponden realmente y totalmente al  producto o servicio  pedidos, y que sus importes y fechas de pago son los correctos..

o       Proceder a la codificación y contabilización de las mismas.

o       Planificar y controlar los vencimientos de pago para evitar devoluciones

o       Archivar las facturas pagadas

3.-Confeccionar las facturas a Clientes o Deudores  de acuerdo con los datos facilitados por el vendedor o comercial

o       Codificarlas y contabilizarlas

o       Preparar los documentos ( letras ) para el cobro de las mismas.

o       Vigilar el cobro, procediendo en caso necesario a su reclamación

o       Archivar la documentación originada en este proceso y las facturas de clientes una vez cobradas.

4.-Confeccionar las Nóminas, contabilizarlas , pagarlas y archivarlas.

5.-Confeccionar los impresos para la liquidación de los Seguros Sociales

o       Calcular la cuota patronal y contabilizarlas

o       Presentarlos en el banco para su pago

o       Contabilizar el pago de las mismas

o       Archivar las liquidaciones pagadas.

6.-Gestionar la Tesorería de la empresa

o       Planificar los pagos y cobros a realizar.

o       Realizar los pagos y cobros por Caja

o       Preparar los pagos a terceros( proveedores, acreedores, otros ) para su autorización y firma del gerente o director de la empresa

o       Preparar los documentos de ingreso ( cheques y otros documentos de cobro) para su autorización y firma  del gerente o director de la empresa.

o       Controlar los movimientos y saldos bancarios a través de los extractos para evitar descubiertos en cuenta

o       Contabilizar los pagos y cobros efectuados por Caja y Bancos.

o       Hacer un plan trimestral de tesorería que recoja todas las previsiones de cobros y pagos para conocer la situación de tesorería de la empresa a corto plazo.

o       Archivar y guardar todos los justificantes tanto de Caja como de Bancos.

7.-Con respecto a su AGENCIA TRIBUTARIA

o       Preparar los impresos correspondientes a las liquidaciones del IRPF,del IVA y del Impuesto de Sociedades

o       Encargarse de su presentación

o       Contabilizar sus importes

o       Archivar y guardar

8.-Con respecto al REGISTRO MERCANTIL

o       Preparar los libros oficiales para su legalización

o       Recabar los impresos correspondientes

o       Presentar los libros, pagar los derechos correspondientes y contabilizarlos

o       Archivar y guardar en sitio adecuado

o       Preparar las Cuentas Anuales

o       Recabar los impresos correspondientes.

o       Presentarlas, pagar los derechos correspondientes y contabilizar el pago

o       Archivar y guardar en sitio adecuado,

9.-Realizar el resto de apuntes contables pendientes ( amortizaciones,

                  regularizaciones, provisiones, ajustes, periodificaciones,etc )

   10.-Realizar la regularización de existencias, el arqueo de Caja y la conciliación  bancaria.

   11.-Elaborar mensualmente los Estados Financieros : Balances de Comprobación de Sumas y Saldos, Balance de Situación y Cuenta de Pérdidas y Ganancias

   12.-CONTROL CONTABLE. Es fundamental esa operación. Básicamente consiste en:

o       leer detenidamente el Balance de Comprobación :los movimientos del mes  y saldo total , pues si hemos cometido algún error, una lectura atenta de dicho Balance nos puede avisar del  fallo cometido .

 Ejemplo: el saldo de Caja nos da acreedor, el saldo de la  cuenta 477 es deudor, el saldo de la cuenta 300 nos da acreedor, etc. Todo ello nos denota que algo hemos hecho mal.)

o       Revisar una a una todas las Cuentas ( Mayor ) para comprobar que los conceptos e importes anotados son los correctos- que corresponden a esa cuenta –  y que están anotados  en la posición que les corresponde

Fundamental  realizar esta comprobación en lo que se refiere a las cuentas de terceros ( Clientes, deudores, acreedores, proveedores- Verificar que su saldo corresponde a las facturas pendientes.

o       Comprobar que  los saldos bancarios ( según extractos ) coinciden con los saldos contables. Si no es así hacer conciliación bancaria.

o       Comprobar que el saldo del arqueo de caja coincide con el saldo contable

o       Comprobar físicamente ( cuando se pueda ) que el saldo de las existencias en almacén coincide con el saldo contable. En caso contrario realizar regularizaciones oportunas. 

13.-Repasar tu lista de los registros contables mensuales a realizar y verificar que has realizado todos; que no te has dejado ninguno 

Es importante tener siempre a mano una “ chuleta “

-de todos los apuntes y operaciones que tenemos que hacer todos los  meses,

-de los que tenemos que hacer trimestralmente

– y de  los que tenemos que hacer al cerrar el ejercicio.

14.-Finalizar dignamente tu trabajo realizando las operaciones correspondientes al CIERRE del ejercicio y a la APERTURA del nuevo

Su excelencia el ladrillo contable

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SU EXCELENCIA EL LADRILLO CONTABLE

Reconozco que me priva el uso de los símiles, comparaciones y metáforas.

Aunque no sepamos mucho del tema de la ” construcción ” ( aunque políticamente esté de moda ) creo que todos estamos de acuerdo de que, entre los diversos materiales componentes de esta actividad EL LADRILLO es muy importante ( yo le doy el título de excelencia ).

El conocer el ” tipo ” de ladrillo a utilizar, ” cómo colocarlo”, ” dónde y cuando colocarlo”  es fundamental para que el edificio sea sólido,estético y funcional-

Pues esto mismo se lo podemos aplicar a la  Contabilidad  y llamar al asiento como ” excelentísimo ladrillo contable”.

Y he observado – a través de mi experiencia como asesor y docente – que muchos,  tanto estudiantes como “ llevantes “  de la Contabilidad tienen estas carencias .Y  es una lástima que también algunos  ” arquitectos contables” lo desconozcan.

 De aquí estas “ reflexiones y estos comentarios “

 Al grano. La contabilidad, como habréis oído repetir centenares de veces, registra los hechos que se derivan de las operaciones que realiza la empresa y que inciden en su patrimonio.

Queda claro que lo ” primerísimo ” es conocer los hechos( elementos patrimoniales = ladrillos ) que aparecen en estas operaciones.

 Más al  grano.

Ejemplo.

La empresa contrata una secretaria por 3.000 € mensuales brutos al mes ( no es un hecho real, es un ejemplo). Siendo a su cargo el 15 % del IRPF y el 6,60 % de la  Seguridad Social.

El dia 30 del mes el  contable verifica que al segundo día de entrar en la empresa se le adelantaron 400 € a cuenta de su sueldo ( es que era una secretaria muy maja ). Además el superjefe contable le dice que registre también la cuota patronal que representa el 28,40 % de su sueldo bruto.

 Registra está situación. 

El contable para registrar ( asentar ,posicionar ) esta situación ,  razona y dice ” voy a diseccionar ” los hechos que intervienen en esta operación ( elementos patrimoniales = ladrillos).

Y cogiendo el Libro de instrucciones ( Técnica contable ) y el Plan general de Contabilidad pone en la mesa de su “ laboratorio contable “ la siguiente disección.

 

HECHO/ Ladrillo                               Incidencia                            Nombre                                                       Posición en el apunte

                                           en el Patrimonio/Balance      del elemento patrimonial=CUENTA                                                                                                                                                                                                                                                           

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Gasto ( sueldo secretaria)                 disminuye NETO ( beneficio )                 (640) Sueldos y remuneraciones               DEBE

 

Retención IRPF                                aumenta PASIVO (obligaciones)            ( 4751 ) Hacienda Pública ,acreedor  por                  HABER                                                                                                                     retenciones practicadas

 

Retención Seguridad Social               aumenta PASIVO ( obligaciones)           (476 ) Organismos de la Seguridad Social ,                                                                                                                            acreedores                                                      HABER                      

 

Anticipo sueldo                                 disminuye ACTIVO ( derechos )              (460) Anticipos de remuneraciones                               HABER

 

NETO SUELDO                               aumenta PASIVO  ( obligaciones )         (465) Remuneraciones pendientes de pago                        HABER

 

Cuota patronal                                 disminuye NETO ( beneficio )                (642) Seguridad Social a cargo de la empresa       DEBE

 

Obligación de pagar la cuota            aumenta PASIVO ( obligaciones )          (476) Organismos de la Seguridad Social, acreedores            HABER

 

 

Y ¿ qué reglas establece la Contabilidad en ese “ libro de instrucciones ?

           

La Contabilidad establece las siguientes REGLAS.

 

            La partida doble, que es la Regla de juego básica para el registro contable.

           

            DICE  que:

 

 A )” en todo hecho contable siempre hay

                        un deudor (o deudores) por el importe de la operación

                                               y un acreedor (o acreedores) por la misma cantidad.”

 

(El inventor de la Contabilidad,un tal Lucas Pacciolo,lo expresaba diciendo : ” no hay deudor sin acreedor por valor equivalente y viceversa” )

 

 B) ” en toda operación contable la suma del valor adeudado  a uno o varios elementos patrimoniales, ha de ser IGUAL     a la que se abona a otro o a otros “

            “en cualquier momento la suma del DEBE  ha de ser IGUAL a la suma del HABER.”

 

 

 C) “Todos los elementos patrimoniales  que surgen de los hechos económico -financieros han de ser personificados.

Los tenemos a todos personificados en el PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD

 

 D) El ASIENTO es la forma de transcribir o registrar o asentar en lenguaje y técnica contable cada uno de los hechos u operaciones que la empresa realiza.

 

en la parte izquierda                                          en la parte derecha

figura                                                                  figura

el D E BE                                                           el H A B E R

                                        en el centro

                                            la letra

                                              A

 

separa a la cuenta “deudora” (la del debe) de la cuenta ” acreedora ” ( la del haber )

                         

Dicho esto, ahora sí que surge la pregunta del millón.

 

¿Cuándo un elemento patrimonial o cuenta  ( personificación de un hecho contable) debe registrarse ( asentarse) 

– en el DEBE ( por tener significación deudora ) 

– y cuándo tiene que situarse en el HABER ( por tener significación acreedora ) ?

Aquí está el meollo de la cuestión.

 En principio, por lo que acabamos de afirmar todo elemento patrimonial puede tener las dos posiciones:una deudora y otra acreedora.

 Todo dependerá de la forma en que repercuta en el Patrimonio ( = Balance,en expresión contable)..

En el ACTIVO del Balance están situados:

        – los BIENES Y LOS DERECHOS.

Pues bien, todos los elementos patrimoniales significativos de Bienes y/o Derechos se posicionarán en el:

-DEBE cuando representan un aumento de los mismos (o sea un aumento del Activo)

-HABER cuando representan una disminución de los mismos (o sea una disminución del Activo)

        

En el PASIVO del Balance están situados:

        

         – el NETO (CAPITAL + RESULTADOS) y las OBLIGACIONES.

 

Pues todos los elementos patrimoniales significativos de los mismos,se posicionarán en el:

-HABER al experimentar un aumento,

-DEBE al experimentar una disminución.

 

Como el RESULTADO  es la diferencia entre VENTAS e INGRESOS   Y   GASTOS y COMPRAS.

 

Por esa razón :

-LAS COMPRAS Y LOS GASTOS se posicionan en el DEBE (disminución del RESULTADO )

– las VENTAS e INGRESOS  se posicionan en el HABER (pues significan aumento del RESULTADO ) 

Pues bien, siguiendo ESTAS INSTRUCCIONES no hay operación empresarial que se nos resista en el registro de la misma.

El ejemplo que anteriormente planteábamos la contabilidad lo  “ expresaría “ ( registraría,asentaría o posicionaría ) de la siguiente manera:

3.000             (640)     Sueldos y Remuneraciones

                                                                    a          Hacienda Pública acreedor por retenciones practicadas               (4751)               450

                                                                    a          Organismos de la Seguridad Social,acreedores                          ( 476)               198

                                                                    a          Anticipos de Remuneraciones                                                   (460)                400

                                                                    a          Remuneraciones pendiente de pago                                           (465)               1.952

 

852                (642)     Seguridad Social a cargo de la empresa

                                                      a          Organismos de la Seguridad Social, acreedores             (476)                852                             

 

Así habría actuado su excelencia el ladrillo contable.