La hora de la verdad: El cierre de Cuentas

La hora de la verdad: El cierre de Cuentas

Introducción

Se acerca el cierre del ejercicio económico y con él, la hora de la verdad: hemos de determinar el resultado, beneficio o pérdida, obtenido a lo largo de los últimos doce meses de gestión del patrimonio empresarial.

¿Qué hemos de hacer para calcular el resultado? ¿Cómo podemos diferenciar lo que hemos obtenido durante estos meses de lo que obtuvimos en los doce anteriores?

Para responder a estas preguntas y a otras similares existe la contabilidad llevada por la empresa desde su constitución hasta el momento actual. En los registros contables (libro Diario y libro Mayor) se han ido recogiendo, mediante la aplicación de diversas normas de valoración y de imputación temporal (impuestas por la legislación contable, cuya norma central es el Plan General de Contabilidad vigente, PGC2007), todos los acontecimientos con incidencia económica (hechos económicos) que han modificado cuantitativa o cualitativamente al patrimonio de la empresa. Pero, ¿cómo podemos determinar el resultado periódico a partir de los registros contables? Mediante un conjunto de procesos agrupados bajo la denominación común de cierre de cuentas

 

Procesos

El cierre de cuentas se compone de los siguientes procesos:

1º. Revisión de los registros contables:

1.1.  Detección y corrección de errores.

1.2.  Detección y registro de los hechos económicos pendientes de formalización.

1.3.  Reclasificación de los hechos económicos en función de su plazo de vencimiento.

2º. Periodificación.

3º. Determinación y registro de las amortizaciones.

4º. Determinación y registro de las provisiones y los deterioros de valor.

5º. Conciliación de los saldos contables y de los valores de inventario.

6º. Determinación del resultado antes de impuestos.

7º. Determinación y registro del impuesto sobre sociedades.

PRIMER PROCESO: Revisión de los registros contables

  1. a)    Detección y corrección de errores

A lo largo del ejercicio económico los responsables de recoger y registrar los hechos económicos (administrativos y contables) que se hayan producido pueden cometer errores involuntarios al registrarlos. Estos errores pueden ser cuantitativos: anotaciones contables con valores equivocados; o cualitativos: anotaciones contables en partidas (cuentas) equivocadas.

Mediante este proceso se detectan y corrigen los errores efectuando los asientos de rectificación que correspondan: asientos de anulación, asientos complementarios, etc.

 

  1. b)  Operaciones no formalizadas

En la fecha de cierre del ejercicio económico, que puede coincidir o no con el 31 de diciembre de cada año, suelen quedar hechos económicos (operaciones) que no están completamente documentados, por ejemplo: compras entradas en el almacén, pero de las que no se han recibido las facturas o, si se han recibido, no se han aprobado; ventas entregadas a los clientes sin que hayan sido facturadas o que están pendientes de aprobación por los mismos.

 

  1. c)  Reclasificaciones

El PGC establece que determinadas operaciones de inversión y/o financiación de la empresa que en su origen tenían un vencimiento o devengo (momento en el que nace el derecho de cobro o la obligación de pago) a largo plazo (más allá de la fecha de cierre del ejercicio económico) deben ser registradas como operaciones a corto plazo por la parte del importe total cuyo vencimiento o devengo se produzca durante el ejercicio económico.

 

Elementos Patrimoniales representativos de operaciones de financiación o de otras deudas contraídas por la empresa a largo plazo:

  1. Deudas a largo plazo con características especiales.
  2. Deudas a largo plazo con partes vinculadas.
  3. Deudas a largo plazo por préstamos recibidos, empréstitos y otros conceptos.
  4. Pasivos por fianzas, garantías y otros conceptos a largo plazo.

 

Elementos Patrimoniales representativos de operaciones de inversión o de otros créditos concedidos por la empresa a largo plazo:

  1. Inversiones financieras en empresas del grupo y asociadas.
  2. Otras inversiones financieras permanentes.
  3. Fianzas y depósitos constituídos a largo plazo.

 

SEGUNDO PROCESO: Periodificación

Evidentemente, la vida de la empresa se extiende desde su puesta en marcha hasta el momento de su desaparición de manera continua. Así pues, el resultado verdadero se obtendría valorando la empresa en el momento de su cierre (valor final)) y comparando dicho valor con el que correspondiera al momento de su puesta en marcha (valor inicial). Para obtener ambos valores se sumarían los activos: bienes y derechos; y se restarían las deudas con terceros; correspondientes al momento inicial y final, respectivamente.

La diferencia entre ambos valores, el inicial y el final, constituiría el beneficio (si el valor final fuera mayor que el valor inicial) o la pérdida (en caso de ser el valor final menor que el valor inicial) obtenido por la empresa en el desarrollo de su actividad.

Sin embargo, ni los accionistas ni el Estado ni los terceros interesados en la marcha de la empresa están dispuestos a esperar a que se produzca su desaparición para recuperar parte de su inversión (accionistas), cobrar los impuestos devengados (Estado) o conocer la situación de la empresa (terceras personas interesadas).

Es por ello que se divide artificialmente la vida de la empresa en una sucesión de ejercicios económicos, a los que se da una duración equivalente a doce meses naturales. Es por esta razón que se habla del resultado periódico para diferenciarlo del resultado total obtenido por la empresa.

Así pues, a la imputación o asignación de los ingresos y de los gastos que corresponden a cada ejercicio económico y que servirán para determinar el resultado periódico se le denomina periodificación.

A estos efectos el PGC prevé la utilización de las cuentas siguientes:

  1. Gastos anticipados

En esta cuenta se registran los gastos de naturaleza no financiera que se han pagado durante el ejercicio que se cierra, pero cuyo devengo o vencimiento corresponde al ejercicio siguiente.

Por ejemplo: supongamos que la empresa tiene alquilada una nave para utilizarla como almacén y que paga el alquiler por trimestres no naturales anticipados, siendo las fechas de pago entre el día 1 y el día 5 de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año. Del pago realizado el mes de noviembre del año inmediato anterior, dos tercios corresponden al ejercicio económico que se cerró el pasado 31 de diciembre. Sin embargo, el tercio restante corresponde al ejercicio económico que se inició el 1 de enero del año actual.

Así pues, mediante la periodificación el importe del alquiler de la nave correspondiente al mes de enero del año actual, que se habrá satisfecho durante el mes de noviembre del año anterior, se imputará al resultado del año actual.

 

  1. Ingresos anticipados

            En esta cuenta se registran los ingresos de naturaleza no financiera que se han cobrado durante el ejercicio que se cierra, pero cuyo devengo o vencimiento corresponde al ejercicio siguiente.

Por ejemplo: supongamos que la empresa presta el servicio de reparación y mantenimiento de maquinaria y que cobra a sus clientes por trimestres no naturales anticipados, siendo las fechas de cobro entre el día 21 y el día 25 de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año. Del cobro realizado el mes de noviembre del año inmediato anterior, un tercio corresponde al ejercicio económico que se cerró el pasado 31 de diciembre. Por su parte, los dos tercios restantes corresponden al ejercicio económico que se inició el 1 de enero del año actual.

Así pues, mediante la periodificación el importe del servicio de reparación y mantenimiento de maquinaria correspondiente a los meses de enero y de febrero del año actual, que se habrán cobrado durante el mes de noviembre del año anterior, se imputarán al resultado del año actual.

 

  1. Intereses pagados por anticipado

En esta cuenta se registran los gastos de naturaleza financiera (intereses de préstamos recibidos por la empresa) que se han pagado durante el ejercicio que se cierra, pero cuyo devengo o vencimiento corresponde al ejercicio siguiente.

Por ejemplo: supongamos que la empresa tiene concedido un préstamo hipotecario para ampliar sus instalaciones industriales y que paga los intereses por trimestres no naturales anticipados, siendo las fechas de pago entre el día 1 y el día 5 de los meses de marzo, junio, setiembre y diciembre de cada año. De los intereses pagados durante el mes de diciembre del año inmediato anterior, un tercio corresponden al ejercicio económico que se cerró el pasado 31 de diciembre. Mientras que los dos tercios restantes corresponden al ejercicio económico que se inició el 1 de enero del año actual.

Así pues, mediante la periodificación el importe de los intereses hipotecarios correspondiente a los meses de enero y de febrero del año actual, que se habrán satisfecho durante el mes de diciembre del año anterior, se imputará al resultado del año actual.

 

  1. Intereses cobrados por anticipado

            En esta cuenta se registran los ingresos de naturaleza financiera (intereses de préstamos concedidos por la empresa o de depósitos bancarios de la misma) que se han cobrado durante el ejercicio que se cierra, pero cuyo devengo o vencimiento corresponde al ejercicio siguiente.

Por ejemplo: supongamos que la empresa tiene una cuenta corriente bancaria y que cobra los intereses por trimestres no naturales vencidos, siendo las fechas de cobro entre el día 1 y el día 5 de los meses de marzo, junio, setiembre y diciembre de cada año. De los intereses cobrados durante el mes de diciembre del año inmediato anterior, un tercio corresponde al ejercicio económico que se cerró el pasado 31 de diciembre. Mientras que los dos tercios restantes correspondes al ejercicio económico que se inició el 1 de enero del año actual.

Así pues, mediante la periodificación el importe de los intereses devengados por la cuenta corriente correspondiente a los meses de enero y de febrero del año actual, que se habrán satisfecho durante el mes de diciembre del año anterior, se imputará al resultado del año actual.

Además de las anteriormente expuestas existen otras cuentas no específicas que llegado el momento del cierre del ejercicio económico pueden recoger o registrar anotaciones derivadas del proceso de periodificación. Por ejemplo:

  1. Provisión por retribuciones a largo plazo al personal
  2. Provisión para impuestos
  3. Provisión para otras responsabilidades
  4. Provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado
  5. Provisión para actuaciones medioambientales
  6. Provisión para reestructuraciones
  7. Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales
  8. Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales con

partes vinculadas

  1. Provisiones por operaciones comerciales

 

TERCER PROCESO: Amortización

La amortización es el proceso mediante el cual el valor de los elementos del inmovilizado material e inmaterial aplicado por la empresa a la consecución de sus objetivos se incorpora al precio de coste de los productos fabricados o de los servicios prestados, para así recuperar dicho valor y permitir la reposición de los elementos mencionados cuando éstos lleguen al final de su vida útil, técnica o económica.

Dentro de los procesos que conforman el cierre contable del ejercicio económico se incluye el cálculo y el registro de las cuotas periódicas de amortización correspondientes al ejercicio que se cierra.

En cuanto al cálculo se estará a lo previsto en las Normas 2ª, 3ª, 4ª, 5ª y 6ª de Registro y Valoración incluidas en la segunda parte del PGC2007. Siempre con independencia de lo que establecen las normas tributarias. Por cuanto la normativa contable no está en ningún caso sometida a la fiscal ni viceversa.

Las cuotas periódicas de amortización se registrarán en las cuentas previstas a esos efectos por el PGC2007. Es decir:

  1. Amortización acumulada del inmovilizado intangible
  2. Amortización acumulada del inmovilizado material
  3. Amortización acumulada de las inversiones inmobiliarias

 

CUARTO PROCESO: Provisiones y Deterioros de valor

  1. a)    Provisiones

Mediante las provisiones la empresa registra por adelantado aquellos gastos o pérdidas de las que se conoce el importe, pero se desconoce el momento exacto en que tendrán lugar. El hecho de que el registro se produzca por adelantado obedece al principio de prudencia, según el cuál los gastos y las pérdidas deben contabilizarse en el momento en que se conoce su existencia, mientras que los ingresos y beneficios sólo pueden contabilizarse cuando efectivamente se han producido.

Dentro de los procesos que conforman el cierre contable del ejercicio económico se incluye el cálculo y el registro de las provisiones correspondientes al ejercicio que se cierra.

En cuanto al cálculo se estará a lo previsto en las Normas de Registro y Valoración que constituyen la segunda parte del PGC2007. Siempre con independencia de lo que establecen las normas tributarias. Por cuanto la normativa contable no está en ningún caso sometida a la fiscal, ni viceversa.

Las provisiones se registrarán en las siguientes cuentas previstas a esos efectos por el PGC2007:

Para riesgos y gastos

  1. Provisión por retribuciones a largo plazo al personal
  2. Provisión para impuestos
  3. Provisión para otras responsabilidades
  4. Provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado
  5. Provisión para actuaciones medioambientales
  6. Provisión para reestructuraciones

 

Por operaciones de tráfico

  1. Provisiones por operaciones comerciales

 

  1. b)   Deterioros de valor

Se producirá una pérdida por deterioro del valor de un elemento patrimonial del Activo cuando su valor contable supere a su importe recuperable, entendido éste como el mayor importe entre su valor razonable menos los costes de venta y su valor en uso.

A estos efectos, al menos al cierre del ejercicio, la empresa evaluará si existen indicios de que algún elemento patrimonial pueda haber sufrido un deterioro o reducción en su valor inicialmente reconocido, en cuyo caso, deberá estimar sus importes recuperables efectuando las correcciones valorativas que procedan.

Los cálculos del deterioro de valor de los elementos patrimoniales del Activo se efectuarán elemento a elemento de forma individualizada. Si no fuera posible estimar el importe recuperable de cada bien individual, la empresa determinará el importe recuperable de la unidad generadora de beneficio a la que pertenezca cada elemento patrimonial.

En caso de que la empresa deba reconocer una pérdida por deterioro de una unidad generadora de beneficio a la que se hubiese asignado todo o parte de un fondo de comercio, reducirá en primer lugar el valor contable del fondo de comercio correspondiente a dicha unidad. Si el deterioro superase el importe de éste, en segundo lugar, reducirá en proporción a su valor contable el del resto de activos de la unidad generadora de beneficio, hasta el límite del mayor valor entre los siguientes: su valor razonable menos los costes de venta, su valor en uso y cero.

Las correcciones valorativas por deterioro de los elementos patrimoniales del Activo, así como su reversión cuando las circunstancias que las motivaron hubieran dejado de existir, se reconocerán como un gasto o un ingreso, respectivamente, en la cuenta de pérdidas y ganancias. La reversión del deterioro tendrá como límite el valor contable del elemento patrimonial que estaría reconocido en la fecha de reversión si no se hubiese registrado el deterioro del valor.

Las provisiones se registrarán en las siguientes cuentas previstas a esos efectos por el PGC2007:

Del inmovilizado

  1. Deterioro de valor del inmovilizado intangible
  2. Deterioro de valor del inmovilizado material
  3. Deterioro de valor de las inversiones inmobiliarias
  4. Deterioro de valor de participaciones a largo plazo en partes vinculadas
  5. Deterioro de valor de valores representativos de deuda a largo plazo

de partes vinculadas

  1. Deterioro de valor de créditos a largo plazo a partes vinculadas
  2. Deterioro de valor de valores representativos de deuda a largo plazo
  3. Deterioro de valor de créditos a largo plazo

 

De las existencias

  1. Deterioro de valor de las mercaderías
  2. Deterioro de valor de las materias primas
  3. Deterioro de valor de otros aprovisionamientos
  4. Deterioro de valor de los productos en curso
  5. Deterioro de valor de los productos semiterminados
  6. Deterioro de valor de los productos terminados
  7. Deterioro de valor de los subproductos, residuos y materiales recuperados

 

De créditos comerciales

  1. Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales
  2. Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales con partes vinculadas

 

Financieras

  1. Deterioro de valor de participaciones a corto plazo en partes vinculadas
  2. Deterioro de valor de valores representativos de deuda a corto plazo

de partes vinculadas

  1. Deterioro de valor de créditos a corto plazo a partes vinculadas
  2. Deterioro de valor de valores representativos de deuda a corto plazo
  3. Deterioro de valor de créditos a corto plazo
  4. Deterioro de valor de activos no corrientes mantenidos para la venta

 

QUINTO PROCESO: Conciliación de saldos

En este momento procederemos a la conciliación de los saldos de clientes, proveedores, bancos y existencias. La conciliación consiste en comparar los saldos contables (los que se deducen de los registros contables llevados por la empresa) con los saldos reales y, en su caso, corregir las diferencias que puedan existir.

Los saldos reales se obtendrán de diferente manera según sea la naturaleza de las partidas o cuentas a conciliar. A saber:

Clientes: se circularizará (envío de cartas de confirmación) a los clientes solicitando que confirmen el saldo de sus operaciones con la empresa a la fecha de cierre del ejercicio económico. Generalmente se pide confirmación sólo de los clientes cuyo volumen de operaciones durante el ejercicio ha superado un importe previamente determinado. Por ejemplo: puede decidirse que dicho importe sea el equivalente al 1% de las ventas totales (impuestos indirectos excluídos).

 

Proveedores: se circularizará (envío de cartas de confirmación) a los proveedores solicitando que confirmen el saldo de sus operaciones con la empresa a la fecha de cierre del ejercicio económico. Generalmente se pide confirmación sólo de los proveedores cuyo volumen de operaciones durante el ejercicio ha superado un importe previamente determinado. Por ejemplo: puede decidirse que dicho importe sea el equivalente al 1% de las compras totales (impuestos indirectos excluídos).

 

Bancos: se solicitarán los extractos a la fecha de cierre del ejercicio económico de las cuentas corrientes, de los depósitos a plazo, de las pólizas de crédito (crédito utilizado), de los préstamos (importe pendiente de devolución) y de cualesquiera otras operaciones o depósitos formalizados con entidades financieras (bancos y cajas de ahorro).

 

Existencias: se realizará el inventario físico o recuento de las existencias de materias primas, materias auxiliares, productos en curso, productos terminados, mercaderías, etc… que sean propiedad de la empresa en la fecha de cierre del ejercicio económico.

 

Una vez conocidos los saldos reales y hecha la comparación con los saldos contables se procederá a ajustar los registros contables mediante las anotaciones pertinentes.

 

SEXTO PROCESO: Resultado antes de impuestos

Llegados a este punto estamos en disposición de proceder a la determinación del resultado antes de imputar el gasto por el IRPF o el Impuesto de Sociedades, según se trate de un empresario indiidual o de una sociedad de capital, devengado correspondiente al ejercicio económico que se cierra.

Para ello bastará que carguemos (se denomina cargo cualquier anotación realizada en el debe de una cuenta) a la cuenta 129. Resultados del ejercicio los saldos de todas las cuentas de compras y gastos y que abonemos (se denomina abono cualquier anotación realizada en el haber de una cuenta) a la misma cuenta  los saldos de todas las cuentas de ventas e ingresos.

De esta manera todas las cuentas de gastos y todas las de ingresos quedarán saldadas y cerradas, es decir que su saldo será igual a cero.

Por su parte, la cuenta 129. Resultados del ejercicio presentará:

–   Saldo deudor o pérdida, si la suma de los gastos es mayor que la de los ingresos.

–    Saldo acreedor o ganancia, si la suma de los ingresos es mayor que la de los gastos.

 

SÉPTIMO PROCESO: Impuesto sobre beneficios devengado

El saldo de la cuenta 129. Resultados del ejercicio representa, según lo dicho en el apartado anterior, el resultado contable obtenido por la empresa (ya sea ésta individual o una sociedad de capital) a lo largo del ejercicio económico que se cierra sin tener en cuenta el gasto derivado del Impuesto sobre beneficios devengado sobre dicho resultado.

Así pues, en el caso de que la empresa haya obtenido un resultado positivo o ganancia, se determinará la cuota devengada del Impuesto sobre beneficios que corresponda, considerada como gasto del ejercicio económico que se cierra, aplicando al resultado contable los criterios tributarios en cuanto a bonificaciones, deducciones y tarifa impositiva.

Esta cuota, que insistimos que tiene la consideración de gasto a efectos económicos, aunque no es un gasto deducible desde la perspectiva fiscal, se registrará en la cuenta 6300. Impuesto corriente mediante el correspondiente cargo y con abono a la cuenta  129. Resultados del ejercicio .

Si por el contrario la empresa ha obtenido un resultado negativo o pérdida, se determinará la cuota devengada del Impuesto sobre beneficios, considerada como crédito de impuestos para los siguientes ejercicios económicos, aplicando al resultado contable los criterios tributarios en cuanto a bonificaciones, deducciones y tarifa impositiva.

Esta cuota, que insistimos que tiene la consideración de crédito impositivo a efectos económicos y que puede tener la misma consideración desde la perspectiva fiscal, se registrará en la cuenta 6301. Impuesto diferido mediante el correspondiente abono y con cargo a la cuenta 4745. Crédito por pérdidas a compensar del ejercicio.

 

Cierre de cuentas

Una vez completados los procesos anteriormente descritos y habiendo determinado y registrado el resultado contable podemos considerar definitivamente cerrado el ejercicio económico.

Sin embargo, a efectos contables todavía quedaría pendiente el cierre de todas las cuentas denominadas de balance (cuentas incluídas en los grupos del 1 al 5, ambos incluídos, del PGC2007).

Para ello procederemos a abonar por su saldo todas las cuentas de activo (se denominan de activo todas aquellas cuentas que al cierre del ejercicio presentan un saldo deudor, es decir aquellas en las que la suma de todas las anotaciones realizadas en el debe es mayor que la suma de todas las anotaciones realizadas en el haber) y a cargar asimismo por su saldo todas las cuentas de pasivo (se denominan de pasivo todas aquellas cuentas que al cierre del ejercicio presentan un saldo acreedor, es decir aquellas en las que la suma de todas las anotaciones realizadas en el debe es menor que la suma de todas las anotaciones realizadas en el haber).

 

De esta forma hemos procedido al cierre de la contabilidad en la fecha de cierre del ejercicio económico.

Fuente : https://www.tusclasesparticulares.com/blog/verdad-cierre-cuentas

Publicado por Adolfo T el 9 de enero

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