Funciones e importancia del departamento de cuentas a pagar

Funciones e importancia del departamento de cuentas a pagar

La manera de llevar la contabilidad en las grandes empresas usuarias de ERPs, unida a uno de los principios del control interno que es la segregación de funciones para la prevención del fraude, provoca que las tareas de los grandes departamentos de administración dividan las tareas a realizar principalmente de la siguiente manera:

  • Cuentas a Pagar – Accounts Payable (AP)
  • Cuentas a Cobrar – Accounts Receivable (AR)
  • Tesoreria – Treasurer
  • Contabilidad General – General Ledger (GL)

Nos centraremos en este caso en el estudio de los retos a los que se enfrenta el departamento de cuentas a pagar, enunciaremos sus principales funciones y veremos porque ha cobrado una mayor importancia la correcta realización de los pagos en tiempo y forma.

Los retos del departamento de cuentas a pagar

La implementación de tecnologías de automatización de procesos administrativos afecta de manera notable al área de cuentas a pagar. La correcta digitalización de las facturas recibidas y de su documentación anexa, así como la utilización de sistemas OCR  (Optical Character Recognition) para la lectura de facturas y otros documentos, se han convertido pues en un factores de gran importancia en las empresas, que otorgan una ventaja competitiva a las empresas que gestionan eficientemente sus facturas a pagar.

Además con el desarrollo de las nuevas tecnologías, la aprobación manual de mesa en mesa es algo que las empresas de cierto tamaño han sustituido por workflows automatizados de aprobación de facturas.

La automatización de los procesos de gestión y aprobación de facturas busca la maximización de la eficiencia del procedimiento y la reducción de los costes asociados al proceso, pudiendo ser los ahorros considerables si la gestión se realiza correctamente.

Se hace por tanto fundamental la adaptación de los departamentos de administración a los nuevos retos de la gestión digitalizada de facturas así como la adaptación a la recepción de facturas electrónicas que ya se hace en algunas empresas.

Uno de los sistemas que permiten el intercambio electrónico de datos integrados en los documentos comerciales es el sistema EDI (Electronic Data Interchange).

La importancia del departamento de cuentas a pagar

El estricto cumplimiento de los compromisos de pago es sin duda uno de los aspectos más valorados por los proveedores de cualquier empresa. La morosidad, y sobre todo si es reiterada puede suponer la pérdida de proveedores clave para la empresa, supone una pésima imagen de cara a los proveedores que han confiado en ella y puede acabar incluso trasladándose a listas y foros de morosidad que pueden dificultar la adquisición de futuros bienes y servicios estrangulando de esta manera la actividad empresarial.

Además a partir de la entrada en vigor de la nueva Ley de Morosidad, la Ley 15/2010, de 5 de julio los plazos de pago obligan a la agilización de la tramitación de facturas, ya que desde el 1 de enero de 2013 el plazo de pago obligado por Ley es de  60 días desde la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios. Las sociedades también deberán publicar de forma expresa las informaciones sobre plazos de pago a sus proveedores en la Memoria de sus cuentas anuales.

Es por ello, que en la actual coyuntura las empresas y administraciones se ven obligadas a agilizar la tramitación de las facturas de sus proveedores, ya que cualquier factura debe ser sometida a revisión y aprobación en todas las organizaciones antes de ser pagada.

Funciones del departamento

Las funciones del departamento de cuentas a cobrar abarcan todo el ciclo que va desde que se recibe una factura en la empresa hasta que se produce su pago. En líneas generales las principales funciones serian:

  • Escaneo y verificación de las facturas si se utilizan sistemas de digitalización
  • Revisión de facturas de proveedores, determinando su aprobación o rechazo.
  • En el caso de ser aprobadas las facturas proceder a su contabilización asignando las cuentas contables correspondientes, si no se hace ya automáticamente.
  • Realizar la programación de pago a proveedores en las fechas previamente definidas.
  • Seguimiento de facturas vencidas de proveedores y analizar sus motivos.
  • Reportar la información relativa a su área a usuarios internos y externos, etc.

 

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