Anotaciones de la legalización de libros vía telemática

Anotaciones de la legalización de libros vía telemática
La legalización de libros es una obligación formal de acuerdo con la normativa contable, consistente en una documentación que más adelante se va a detallar que se va a presentar en el Registro Mercantil (en papel o telemáticamente), cuyo plazo de presentación es de cuatro meses desde la finalización del ejercicio, por lo que suele ser dicho plazo finalizado el 30 de abril del año del ejercicio siguiente objeto de legalización.
Requiere tener por tanto, toda la contabilidad del ejercicio anterior cerrada, por ello es recomendable hacerlo tras tener presentado el modelo 347 del ejercicio anterior (se presenta durante febrero) ya que en caso de haber hecho “circularizaciones” de clientes y proveedores, permite completar la contabilidad con facturas que no se tuvieran como recibidas. Una vez realizada ésta, se procedía (siempre y cuando estén todos asientos correspondientes) a la contabilización del asiento del Impuesto de Sociedades y luego con los asientos de cierre.
Están obligados a legalizar los libros, los obligados a la inscripción al Registro Mercantil (según articulo 81 RD 1784/1996 por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil:
a) El naviero empresario individual.
b) Las sociedades mercantiles.
c) Las sociedades de garantía recíproca.
d) Las cooperativas de crédito, las mutuas y cooperativas de seguros y las mutualidades de previsión social.
e) Las sociedades de inversión colectiva.
f) Las agrupaciones de interés económico.
g) Las cajas de ahorro.
h) Los fondos de inversión.
i) Los fondos de pensiones.
j) Las sucursales de cualquiera de los sujetos anteriormente indicados.
k) Las sucursales de sociedades extranjeras y de otras entidades extranjeras con personalidad jurídica y fin lucrativo.
l) Las sociedades extranjeras que trasladen su domicilio a territorio español.
m) Las demás personas o entidades que establezcan las Leyes (por ejemplo las Cooperativas Valencianas de acuerdo con la DA 6ª Ley valenciana 8/2003 de Cooperativas de la Comunidad Valenciana).

También lo harán:
• Los empresarios individuales aunque no tengan la obligación de su inscripción en el Registro Mercantil.
• Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica como puede ser la Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones.
• Sociedades Profesionales, incluso las sociedades civiles.
• Fundaciones, Asociaciones, y otras entidades sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades obligados a llevar contabilidad (DA 7ª Ley 30/1994 de Fundaciones y de Incentivos Fiscales a la Participación Privada en Actividades de Interés General).

La documentación a presentar es:

• Libro diario, mostrando subtotales. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.

• Inventarios y Cuentas anuales, del que debe quedar claro si las Cuentas Anuales son Normales, Pymes o abreviadas, y el cual incluye:
A. Balance de Situación de inicio de ejercicio (coincidirá con el asiento de apertura del ejercicio a 1 de enero si coincide ejercicio natural con ejercicio económico) de forma detallada.
B. Balances de Sumas y Saldos a nivel cuenta y a nivel grupo acumulados por trimestre. Esto supone que tener los Balances de Sumas y Saldos del 01/01/20NN al 31/03/20NN, del 01/01/20NN al 30/06/20NN, del 01/01/20NN al 30/09/20NN, y del 01/01/20NN al 31/12/20NN.
C. Balance de Situación de final de ejercicio (coincidirá con el asiento de cierre del ejercicio a 31 de diciembre) si coincide ejercicio natural con ejercicio económico) de forma detallada.
D. Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
E. Estado de Cambios de Patrimonio Neto (veremos a partir del 2016 si las pymes están obligadas a presentarlo dada la nueva reforma del PGC por la Directiva 2013/34/UE).
F. Estado de flujos de efectivo (en su caso).
G. La Memoria.

• El libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad en las que constarán, al menos de todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad (incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único), con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones. No podrá legalizarse un nuevo libro de actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiere denunciado la sustracción del mismo o consignado en acta notarial su extravío o destrucción (en ese caso hay justificarlo ante el Registro Mercantil la denuncia policial o acta notarial de extravío). Se incluyen lógicamente en un solo fichero todas estas actas de las juntas celebradas en el ejercicio (una Junta, un acta como máximo 15 días de la celebración de la misma) y donde al menos se incluirá la de la Junta General Ordinaria (No hay que confundirla con la “Certificación del acta de Junta General” que se presenta en el Depósito de Cuentas Anuales). Sin embargo y de acuerdo con el artículo 9 de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado (BOE 16-02-15) “en cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas”. Por último, el Registro Mercantil solo verificará si están firmadas.

• El libro de Registro de Acciones Nominativas (solo si se es Sociedad Anónima) o el libro de Registro de Socios (solo si se es Sociedad Limitada). Si no ha habido durante el ejercicio alteraciones de cualquier tipo en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas, no hay que presentarlo (pero como se verá más adelante conviene saber el número de orden). Debe constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios. Si se omite la constancia de la nacionalidad o del domicilio, no impedirá la legalización del libro, pero se dejará constancia de dicha omisión en la nota de legalización.

• El libro de Registro de Contratos en el caso de Sociedad Unipersonal. Es un registro de los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad y que en la memoria anual se hará referencia expresa e individualizada a estos contratos, con indicación de su naturaleza y condiciones. Igual que ocurre con libro de Registro de Acciones Nominativas o el libro de Registro de Socios, si no ha habido alteraciones durante el ejercicio no es necesario presentarlo en la legalización.

• El libro de Garantías otorgadas por la Sociedad de Garantía Recíproca.

• Y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad, con arreglo a disposiciones legales vigentes

Estos documentos a legalizar se tienen que plasmar en Excel o en PDF indistintamente, es decir que todos o en parte pueden ir en estos dos formatos. Se recomienda que los PDF se impriman en blanco y negro desde el programa contable para que ocupe menos espacio en la entrega telemática. Igualmente para los archivos Excel, guardarlos como “solo lectura”.

Además de la documentación a legalizar, se requiere estos datos tenerlos a mano:
• Los datos registrales (Tomo, folio, hoja, y otros) que se pueden encontrar en las escrituras.
• El NIF.
• El número de orden de los documentos a legalizar. Requiere ver la documentación de la legalización de libros del ejercicio anterior o hacer un histórico de los mismos para ver cual corresponde.
Con la documentación a legalizar y estos datos, se procede a utilizar el programa correspondiente, los cuales pueden ser:
• Legalia. Propio del Colegio de Registradores (conviene tenerlo descargado todos los años y es gratuito).
• Programa contable. Normalmente en un programa de contabilidad, posee la posibilidad de tener un módulo o una aplicación para la legalización. Posee la ventaja frente a Legalia que los datos registrales y el NIF (previa configuración) ya los tiene disponibles de años anteriores, aunque hay que confirmarlo.

En ambos casos:
• Se requiere crear una carpeta para depositar los documentos a legalizar, ya que el programa genera un archivo zip el cual no se debe abrir bajo ningún motivo.
• Se genera un informe de la instancia de presentación correspondiente a la legalización activa.
• Tienen una aplicación para comprobar errores para poderlos subsanarlos y poder legalizar libros sin problemas.

Para legalizar, se requiere acudir a la web de registradores.org, en donde se cargará los documentos correspondientes, y de los cuales se debe marcar la casilla de llevar retención de IRPF. Una vez procedido a la legalización, conviene imprimir el acuse recibo de presentación de legalización.

Al tratarse de una entrega telemática, se requiere un certificado digital y en este caso están:
• El certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre Clase 2, el cual es gratuito.
• El certificado del Colegio Nacional de Registradores de España, el cual tiene un coste de 60 euros.

Una vez realizada la legalización, se ha de archivar los documentos generados en el proceso para tenerlos de apoyo al ejercicio siguiente. Tanto la huella generada como los documentos comprimidos son importantes hacer copia de seguridad y no abrirlos ni modificarlos, ya que en caso que la Inspección Tributaria requiera las Cuentas Anuales, se entregarán copia de estos y la verificarán con la huella digital que genere. Si se diera el caso que la Inspección Tributaria lo requiere en papel, habría que ir al Registro Mercantil correspondiente para que certifique que son los libros legalizados y lo imprimirán, con costes.

Hay que tener en cuenta que la legalización de libros la puede realizar la empresa titular o el asesor o despacho que le lleve los asuntos contables. Por cada legalización de libros, hay un coste a pagar y el Registro Mercantil correspondiente emite factura.
En el caso que la legalización lo realice un despacho, éste entregará a su cliente la factura del Registro Mercantil y la factura del mismo por los servicios y/o por el suplido por la del registro ya que el despacho ya ha pagado previamente la factura del Registro Mercantil

Fuente. https://econotuario.wordpress.com/2016/03/27/anotaciones-de-la-legalizacion-de-libros-via-telematica/

 

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