De contable a detective: la aventura de registrar determinadas operaciones

De contable a detective: la aventura de registrar determinadas operaciones

La función del contable a veces va más allá del registro, clasificación y elaboración de los informes requeridos por los diferentes usuarios de la información contable. En ocasiones es un trabajo detectivesco y de investigación que se encuentra con multitud de trabas para conseguir que las cuentas contables reflejen la imagen fiel.

Los motivos pueden ser de diferente índole, cargos en cuentas sin facturas que los respalden, pagos con tarjetas de crédito sin justificación, cajas que descuadran misteriosamente, etc.

¿Donde está la factura?

Uno de los quebraderos de cabeza son las facturas de los proveedores que no aparecen, en este caso el trabajo detectivesco empieza principalmente por dos motivos:

• Si el proveedor tiene la forma de pago de recibo domiciliado, nos encontramos con un cargo sin la correspondiente factura, en cuyo caso hay que solicitar la factura al proveedor para su registro y conciliación con el banco. En este caso, es conveniente revisar si tenemos albaranes pendientes de asignar a facturas, si es que estamos hablando de facturas de entrega de mercancías.

• En caso de que el pago tenga que ser emitido por la empresa compradora, bien sea por transferencia, cheque o pagaré, si la factura no está contabilizada, difícilmente será pagada, por lo que lo más probable es que recibamos una amable llamada o una comunicación por escrito recordándonos que hemos incumplido nuestro compromiso de pago. En este caso, hay que averiguar donde está la factura, si está en la empresa, si está pendiente de registrar o si se encuentra pendiente de aprobación.

Los pagos con tarjetas de crédito

Este es un tema especialmente delicado ya que generalmente los usuarios de las tarjetas de crédito suelen ser directivos. En algunos casos estos hacen entrega de todos los soportes que justifican los gastos, debidamente ordenados y con validez para registrar el gasto.

Pero en otros casos, ni están todos, ni tienen validez para deducir el gasto. En cualquier caso, hay que puntear los justificantes entregados con el extracto con la tarjeta de crédito, identificar lo que falta, solicitarlo y en el caso de justificantes que no tengan validez para la deducción del gasto hay que contactar con el emisor y solicitar que emita la factura debidamente. El problema es que en ocasiones se pasan gastos de todo tipo con las tarjetas de crédito sin que tengan que ver con la actividad de la empresa. Los gastos no deducibles de los que no podamos obtener justificante podemos llevarlos a una cuenta 629 de gastos no deducibles.

Cuando se confunde la caja de la empresa con el monedero particular

La caja descuadra, ¡imposible!, se había realizado un arqueo el día anterior y nadie salvo el gerente tenía acceso a la caja. Cuando llega el gerente, al ver que el cajero esta pálido y cuenta y recuenta la caja, se acuerda de que cogió dinero sin dejar ningún justificante y le dice al cajero, “ayer necesitaba dinero para invitar a cenar a unos clientes y cogí cien euros de la caja”, rebusca en los bolsillos y nos da la factura y el cambio. Alegría, caja cuadrada. En ocasiones no es tan fácil.

Fuente :- José Ramón Fernández de la Cigoña

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