Legalización de libros oficiales

Legalización de Libros Contables.
 

Durante el presente mes de Abril, hemos de “hacer frente” a la primera de las “batallas” en relación con las obligaciones formales de una empresa, y que habremos de afrontar a lo largo de la “guerra” que supone el ejercicio económico: el primero trimestre del ejercicio económico.

Este comentario, no pretende recordar todas estas obligaciones de carácter fiscal (IVA, Sociedades, IRPF, etc.) de la mayor parte conocidas y que puede visionar de una forma rápida y directa en la agenda incluida en este mismo boletín (y durante todos los boletines publicados), sino informar brevemente de una de las obligaciones que también habremos de cumplir durante este mes de Abril: la legalización de los Libros Contables.

Así:

¿Cuáles son los Libros Contables que hay que legalizar?

El Código de Comercio (artículo 27) exige que todos los empresarios obligados a llevar contabilidad han de llevar un libro Diario y otro libro de Inventarios y Cuentas Anuales . Estos libros han de ser legalizados en el Registro Mercantil donde el empresario tenga su domicilio.

¿Contenido de los Libros?

Libro Diario .- De acuerdo con el artículo 28.2 del Código de Comercio, El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate .

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales .- En este caso es el apartado 1 del referido artículo el que contempla que el libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales .

Evidentemente las cuentas anuales conforma una unidad que esta conformada por: Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Memoria y Estado de Flujos de efectivo (este último para aquellas empresas que tengan obligación de presentarlo).

Plazo para su presentación.

Si los libros están en blanco, han de legalizarse antes de su utilización. En este caso los libros han de estar numerados en todas sus hojas. Pueden estar encuadernados o formados por hojas móviles.

Si los libros están encuadernados con posterioridad a su utilización, deben estarlo de forma que no se puedan sustituir hojas. El primer folio ha de estar en blanco y los siguientes numerados correlativamente y por el orden cronológico de los asientos. Serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio .

Presentación en formato digital.

En el mismo plazo referido anteriormente, l os libros contables pueden presentarse de forma digital mediante su remisión por internet o su presentación en un CD en el Registro Mercantil.

Para ello, los libros han de estar firmados con un algoritmo para evitar su manipulación e integrados en un fichero zip que generarán los programas informáticos habilitados a tal fin o el que pone a disposición el propio Registro Mercantil (Legalia).

A modo de ejemplo disponemos algunos enlaces de algunos Registros Mercantiles a modo de ejemplo a su procedimiento:

https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do

http://www.rmercantilmadrid.com/rmm/legalizacionlibros.aspx

http://www.rmcastellon.com/?page_id=41

http://www.rmalicante.es/modules/news/article.php?storyid=4

Conservación de los Libros.

Es el artículo 30 del Código de Comercio el que establece que “ l os empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años , a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

El cese del empresario en sus actividades no le exime de este deber; en caso de fallecimiento recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir este requisito.

 

Otros Libros.

Cualquier entidad, si así lo desea, puede legalizar los libros contables que desee. Libro Mayor, Libro de facturas emitidas o recibidas, etc. , ahora bien, si deben tener legalizado un libro de Actas; por otro lado, las Sociedades Anónimas si tienen acciones nominativas han de poseer un Libro Registro de Acciones y las Sociedades Limitadas un Libro Registro de Socios

Fuente:supercontable

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