¿Es necesario un software de gestión empresarial para un emprendedor?

A través de este blog actúo a veces como un “buscador-rastreador” de temas relacionados con la gestión administrativa y contable de las empresas.

Por eso,cuando encuentro algún documento que considero puede tener interés,me permito trasladarlo a mi blog.

Este es el caso del siguiente documento.

Cuando un emprendedor comienza con su negocio tiene que asimilar que no sólo tendrá que hacerse cargo de la idea brillante que ha tenido y desarrollarla. A partir de ese momento, la facturación, la contabilidad y la gestión de la empresa irán a su lado a medida que su negocio crezca.

Muchas veces y sobre todo en negocios tecnológicos, la parte de administración se descuida, no se sacan informes de pérdidas y ganancias, va pasando el tiempo y llega un momento en el que se observa que la idea no era rentable.

Para ayudar a gestionar esta parte del negocio existen softwares de gestión empresarial o ERP (Enterprise Resource Planning). Hasta hace poco no eran accesibles a todos los bolsillos pero han reducido sus precios debido a una nueva forma de distribución SAAS (software as a service) o cloud computing. Esta nueva modalidad sirve el software como un servicio, es decir, la empresa se conecta a través de una aplicación on-line de escritorio, y te olvidas de la parte técnica. Además al ser un software “cloud” o en la nube,  cada empresa puede acceder a sus datos desde cualquier parte, solo necesita un acceso a internet.  Lo que el usuario paga es que sus datos estén albergados en servidores seguros,  tener un software siempre actualizado y asistencia técnica personalizada, a precios muy económicos porque la distribución es mucho más barata.

Pero, ¿en que nos puede ayudar un programa de gestión cuando estamos empezando?, ¿compensará pagar un recibo más para tener un software de gestión? Pues en principio será igual de necesario que pagar la factura de la luz, sobre todo, porque es la base de cualquier empresa. Organizar a nuestros clientes en una base de datos accesible a un solo clic, gestionar todos los documentos (presupuestos, proformas, facturas, albaranes, etc.), tener los artículos y servicios de nuestro negocio debidamente referenciados, visualizar informes de control de gastos e ingresos, gestionar la tienda on-line de una manera directa, etc. Todas estas acciones son básicas para que nuestro negocio funcione. Y debido a la movilidad actual hay que tenerlos en cualquier momento accesibles.

En un mundo tan competitivo ser rápido en este tipo de gestiones es fundamental porque nuestros competidores también lo serán. Si un cliente te llama para preguntarte algo acerca de un pedido, factura o presupuesto, este tipo de programas te ayudarán a dar una respuesta inmediata accediendo a la ficha de cliente y consultando los movimientos que se han realizado, y una vez realizada la transacción, visualizar si ha resultado rentable.

Además si una asesoría lleva tu contabilidad, no tendrás que llevarle todos los documentos cada vez que te los pida, mediante los SaaS, podrá acceder a ellos si le das permiso, y así reducir las gestiones, ganando tiempo, algo que tu negocio requiere sobre todo en la fase inicial.

Por lo tanto, si toda esta organización se realiza desde el comienzo de la actividad el negocio fluirá siempre ordenado, y no habrá pérdida de información, conociendo en cada momento cómo evoluciona y ayudándote a tomar decisiones que serán vitales en el futuro.

 

Sobre la autora, Sofía Fraga Galdo

Sofía Fraga Galdo, actualmente directora de Marketing Digital enOfiPro. Ingeniera técnica en Informática de Gestión y con un Grado en Diseño Industrial, titulaciones que he combinado mediante un Master en Dirección de Marketing Digital. Creo profundamente en internet y en sus posibilidades. Trabajar en OfiPro me ayuda a ver cómo las empresas se benefician continuamente de las ventajas que ofrece un software como servicio y del desconocimiento actual que hay sobre este tema. Como anécdota, un día uno de nuestros usuarios sufrió un incendio en su oficina a causa de un ordenador. Al cabo de  unos días nos llamó y nos dijo: “Gracias que los datos de la empresa están a salvo”, desde ese día el concepto de “la nube” adquirió un significado mucho más importante.

OfiPro es un software de facturación y contabilidad on-line para autónomos y pymes que comenzó su desarrollo hace más de 20 años. En el 2002 se convirtió en la primera solución on-line de gestión empresarial con interfaz 100% windows. OfiPro se comercializa en formato estándar y abarca una completa gestión empresarial orientada al autónomo y a las pyme en general, actualmente con miles de usuarios distribuidos por España. También con soluciones específicas para Asesorías y Franquicias.

Fuente: por Colaboradores el 2 marzo 2012

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