Ruta a seguir para el cobro de las facturas

RUTA A SEGUIR PARA EL COBRO DE LAS FACTURAS

            Si “ VENDER “ es a veces difícil más complicado resulta también a veces “ COBRAR “ lo vendido ( bien,prestación o servicio ).

            Como la Contabilidad se atiene a REGISTRAR  las OPERACIONES que realiza la empresa, creo que es bueno ( yo diría necesario ) que en este caso concreto, sepamos todos los pasos que se dan en este proceso para conocer con exactitud dónde registrarlos.

1º.- Punto de salida.

Muy alegremente tomamos el ALBARAN DE VENTA  para confeccionar la correspondiente FACTURA.

Hasta el nombre del cliente nos parece simpático.

El Contable ( ya he dicho que también tiene sentimientos además de conocimientos ) también disfruta asentando, anotando o registrando

Contablemente ( pues es el contable ) analiza esta operación y observa  que:

–         incrementa el Patrimonio/ Balance de la empresa en el apartado DERECHOS  de su ACTIVO.

( Se dice tenemos el derecho a exigirle el pago de esta factura )

–         incrementa el NETO de su Patrimonio al “ contribuir “ a un Resultado ( BENEFIOS )

–         incrementa las OBLIGACIONES  en el apartado OBLIGACIONES  de su PASIVO ( pues el importe de lo que aquí anota lo quiere su excelencia la HACIENDA PUBLICA ).

Y lleno de orgullo “ escribe “

   ( 430 ) Clientes            a          Ventas de………..                              ( 700 )

                                 a         Hacienda Pública,IVA repercutido        ( 477 )

2º.- Ruta o camino para cobrar la FACTURA que puede ser camino de rosas o un “ calvario “

              2.1.-    Empecemos por el camino de rosas

a)    Pago al contado

Paga al momento y al contado en dinero efectivo o mediante talón. Le hacemos un recibo y guardamos el dinero en la Caja de la empresa.

 Y se toma una copa de cava para celebrarlo

Y el contable anota                                          

  (570) Caja                           a          Clientes  ( 430 )

O  si nos paga mediante talón ingresamos el cheque en el Banco; pero  como el contable ya  no se fía ni de su padre hace el siguiente apunte

   (     ) Cheques de Clientes ,ingresados en Banco  

                                                          a    Cheques de Clientes pendientes de cobrar   (     ).

Nota .- (       )  Indica que cada uno ponga en número de cuenta que le recuerde mejor este hecho.

Cuando verifica que el cheque ha sido atendido por el Cliente y el ingreso del  mismo es firme en el Banco anula el asiento anterior

  (      )  Cheques de clientes pendientes de cobrar 

                                                  a   Cheques de Clientes , ingresados en Banco.  (    ).

y a continuación      

 ( 572 ) Bancos e Instituciones de Crédito                  

                                                                                                                a  Clientes   ( 430 ).

Este mismo asiento ejecuta cuando el Cliente ha realizado el pago de la factura por transferencia bancaria.

Y por el mismo motivo vuelve a celebrarlo con una copa de vino de  Rioja .

b)    Cobro aplazado de la factura.( A  la fecha de su vencimiento )

En esta circunstancia  “ surgen “ unos documentos ( que de alguna forma sustituyen a la factura ) como pueden ser :

–         los albaranes de cobro

–         las facturas- recibos ( recibos bancarios )

–         las certificaciones por ejecución de obra, suministro o servicio )

–         los pagarés

–         las letras de cambio ya estén aceptadas y domiciliadas o sin aceptar.

–         ( y puede ser que haya algunos más ).

No voy a entrar en la discusión contable si a todos estos documentos los podemos considerar como “ efectos comerciales “.Yo como efectos de comercio los considero en cuanto que una entidad  financiera me los acepte para gestionar el cobro de los mismos.

Por eso yo en adelante utilizaré el término  DOCUMENTOS para significar “ estos documentos de gestión cobro o descuento “.

Pasos a dar.

Paso 1º.- El contable en principio a este documento lo personifica en la subcuenta “ ( 4310 ) Efectos comerciales en cartera  ( perteneciente al la cuenta 431 Efectos comerciales  a cobrar ) . Y lo posiciona en esta subcuenta pues indica su realidad: documento que tiene “ guardado “ hasta que llegue la fecha de su vencimiento para presentarlo a la gestión de su cobro.

Y hace la siguiente anotación   

   ( 4310 ) Efectos comerciales en cartera                              a       Clientes. (430 )

Paso 2º.- Como llega la fecha de su vencimiento el contable lo presenta en el Banco para gestionar el cobro y para no olvidarse escribe:

   ( 4312 ) Efectos comerciales en gestión de cobro

                                                          a          Efectos comerciales en cartera   ( 4310 )

Paso 3º.- Llegado el vencimiento el Banco atiende el “ documento” y nos ingresa su importe en nuestra cuenta y hace el siguiente apunte :             

   ( 572  ) Bancos e Instituciones de Crédito

   ( 626  ) Servicios bancarios y similares *(nota)

                                           a          Efectos comerciales en gestión de cobro  ( 4312 )

Nota: En los cargos que el banco nos realiza tanto por su gestión como por los intereses bancarios cuando estos correspondan viene incluido el IVA . Pero solamente lo contabilizaremos  a la cuenta 472 cuando el  documento bancario del cargo venga detallado el IVA en cuanto a su porcentaje e importe ; en el caso contrario- que es el más normal – se carga todo a la correspondiente cuenta de “ gastos “.

¡ Ah ¡ y celebra este logro como suele acostumbrar.

c)     Cobro por descuento del “ documento “ ( el Banco nos ingresa su importe antes del vencimiento del mismo )

Pasos 1º.y 2º.– Igual que en el caso anterior

Paso 3º.- Presentación en el Banco del “ documento” para su descuento

( 4311 ) Efectos comerciales descontados .

                                                                          a   Efectos comerciales en cartera  ( 4310 )

Paso 4º.- El Banco nos descuenta el “ documento “

  ( 572 )             Bancos e Instituciones de Crédit

   ( 626 )             Servicios bancarios y similares

  ( 6653 )           Intereses por descuento de efectos en otras entidades de crédito

                                                     a          Deudas por efectos  descontados  ( 5208 ).

Como podemos ver,el contable tiene “ la mosca detrás de la oreja “ y se cura en salud dejando constancia  con la cuenta 5208 que “ vamos a esperar a ver lo que pasa”

Pero como estamos en el camino de rosas,.llegado el vencimiento comprobamos con ilusión que esta gestión llegó a feliz término.

Y para no olvidarse ( después de las copas de celebración que se ha tomado ) de que todo esta OK  se dirige a su programa contable y tarareando un estribillo de la canción del verano, escribe:

       ( 5208 ) Deudas por efectos descontados   

                                                              a    Efectos comerciales descontados  ( 4311 ).

2.2.- Pero también en este proceso se puede  pasar – y se pasa muchas veces – por un verdadero calvario

a).- ¿ Qué calvario nos puede pasar en la gestión de cobro del “ documento”.

Pues sencillamente que el Banco nos devuelva el “ documento “ porque el Cliente no lo atendió

Punto 1.- Igual que los puntos 1 y 2 anteriores de la gestión de cobro

Punto 2,.El Banco nos devuelve el “ documento “ como impagado y .nos carga unos gastitos que anotamos poniendo

( 626 )  Servicios bancarios y similares 

                                                                a Bancos e Instituciones de crédito (572)

Y  nosotros añadimos el siguiente asiento para reflejar la realidad de la situación

            ( 4315 ) Efectos comerciales impagados

                                              a          Efectos comerciales en gestión de cobros   ( 4312 )

Punto 3º.- Lo lógico es que volvamos insistir y que lo presentemos de nuevo, aunque es este caso , cargándole al Cliente ( en este nuevo documento ) los gastos que el Banco nos cargo en su frustrada gestión primera-

Y refleja esta situación poniendo

 ( 4312 ) Efectos comerciales en gestión de cobro

                               a           Efectos comerciales impagados   ( 4315 )

                               a          Otros ingresos financieros          ( 769  )

Como veis hasta tenemos esperanza de cobrar .Pero no es así y veamos el punto 4º

Punto 4º.- El Banco se lo presenta y el Cliente que tururú … que no atiende el pago.

Y aquí el contable, después de proferir unos improperios que el Plan General de Contabilidad no contempla escribe lleno de desesperación                        

( 4315 )Efectos comerciales impagados 

                                                  a  Efectos comerciales en gestión de cobro  ( 4312 )

Y con el regalo del documento devuelto , el cargo de los gastos de la gestión bancaria.

( 626 ) Servicios bancarios y similares    

                                                                    a   Bancos e Instituciones de Crédito  (572 )

Y se desahoga poniendo:

( 436 ) Clientes de dudoso cobro 

                                                                        a Efectos comerciales impagados ( 4315 )

                        Y como ya vislumbraba que la cosa iba a terminar mal ,se cubre las espaldas haciendo la siguiente anotación.

  ( 694 ) Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales

            a     Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales ( 490 )

Y antes de darse por rendido y después de hacer las tramitaciones administrativas ,mercantiles y jurídicas necesarias se llega al convencimiento de que es INCOBRABLE. Si esto sucede en el mismo ejercicio de la provisión ENTERRAMOS el asunto con :

 ( 490 ) Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales

        a    ( 694 ) Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales  

                                                           y 

( 650 ) Pérdidas de créditos comerciales incobrables

                                                               a          Clientes de dudoso cobro     ( 436 )

                        Y pasa nota al departamento comercial para no vender “ ni chapa “ a tal cliente con nombre y apellidos

Punto y final : Claro que hay más casuistica: puede suceder que

–         al final lo pague con lo que se anula la provisión y se abona al cliente el importe pagado

–         al final pague una parte y otra no: se anula la provisión por lo pagado y se lleva a “ perdida “ lo incobrable.

b) Y ¿ cual es el calvario que nos espera en la gestión de descuento del “ documento “ ?

            Pues muy parecida a la de la gestión de cobro con la única diferencia que :

–         aparece la cuenta 6653  Intereses por descuento de efectos en otras entidades de crédito que el Banco nos carga cuando nos descuenta el “documento”

–         la cuenta 4311 Efectos comerciales descontados ( recoge “ el documento “ que se presenta al descuento

–         la utilización de la cuenta 5208 Deudas por efectos descontados ( que mantiene su saldo acreedor hasta que verifica que el “ documento “ descontado ha sido atendido `por el cliente.

CONCLUSIÓN FINAL .

 Después de tan extensa y prolija exposición he llegado – muchos se van a extrañar – a la siguiente conclusión :

“ Que en este proceso de “ cambio de nombre “ del documento según su situación y naturaleza  cada cual haga lo que le parezca más sencillo y más práctico.

Como normalmente las cuentas de clientes se codifican numéricamente a veces con la sola utilización de la cuenta del Cliente en todos los pasos del proceso puede ser suficiente.

 SÍ  es conveniente la utilización de la cuenta  5208 u otra que se cree para controlar la situación de los “ documentos “ descontados hasta verificar que han sido atendidos por el Cliente.

Yo conocí a un “ inteligente y práctico contable “  y con un maravilloso sentido del humor que sólo utilizaba dos cuentas :

– La cuenta de Clientes para cuando todo iba bien

– y la cuenta 436 Clientes de dudoso cobro a dónde “ llevaba “ al cliente  desde la primera devolución que hacía.

Me decía que así los tenía mejor controlados Lo curioso es que a esta cuenta le añadía “ hdp · o sea “ “ Clientes de dudoso cobro H.D.P “.               

            Como a mi me sonaba mal ,pues pensé mal, me dijo que eran las siglas de “ Han  De Pagar “

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