Organización administrativa interdepartamental

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA INTERDEPARTAMENTAL

 Iº.INTRODUCCIÓN

 Parto de dos premisas.

 1ª.- Toda empresa realiza un determinada actividad contando con los órganos o departamentos que  forman parte de la misma.

            La organización empresarial, a mi juicio, es como una pirámide en cuya cúspide está la dirección de la misma, representada por el empresario o gerente. Esta pirámide se extiende expande hacia abajo, vertical y horizontalmente al mismo tiempo, en los diferentes departamentos responsables de las funciones propias de la empresa.

            Para el buen funcionamiento de la empresa deben existir unos circuitos de comunicación entre los mismos que aseguren la consecución de los objetivos marcados.

            Teniendo en cuenta a las pequeñas y medianas empresas considero que los órganos-departamentos mas comunes son:

–          el comercial-compras y aprovisionamientos

–          el comercial-ventas

–          el de producción, fabricación o transformación.

–          el de administración, contabilidad y finanzas

–          el de personal ó  de recursos humanos.

Es cierto que en las muy pequeñas empresas algunos de estos departamentos están bajo la responsabilidad de la misma persona.

 2º.- En el desarrollo de este tema no voy a detenerme en exponer las teorías sobre la organización administrativa empresarial desarrolladas desde antes del 1900 por Adam Smith y Robert Owen hasta las desarrolladas en el siglo pasado por Elton Mayo, pasando por Frederick Taylor

            Tampoco voy a explanarme en exposiciones sobre la cultura organizativa, ni del concepto, importancia, objetivos, principios, tipos y técnicas de la organización. De todo ello es muy fácil encontrar abundante documentación teórica y empírica.

            Tampoco voy a entrar en la exposición de las habilidades que deberían adornar a un empresario o gerente de la empresa, aunque él sea la figura más importante de la organización.

            Y tampoco es mi pretensión entrar a  definir cómo deben organizarse internamente cada uno de los departamentos que forman parte del engranaje empresarial. Cada uno de ellos tiene su propia organización : técnica, comercial o administrativa, su propia idiosincrasia y autonomía propias, dependiendo verticalmente de la cúpula y conexionando verticalmente de los otros departamentos como si fueran vasos comunicantes

IIº.- MI OBJETIVO.

            Mi objetivo es muy sencillo. Pretendo exponer y analizar las actividades que realizan los diferentes departamentos que tienen o deberían tener una incidencia o repercusión entre ellos.

            Dicho de otra forma : analizar el circuito que siguen o deberían seguir los procesos.

            O sea exponer cuales son las funciones administrativas de los diferentes departamentos de la empresa, incluido el de dirección, que tienen relación unos con otros y las vías y formas de información-comunicación que deben existir entre ellos.

IIIº.- CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN.

            Tener una ligera idea de lo que significa el término administración nunca viene mal.

            Etimológicamente viene del termino latino “ administrare “ de ad ( a ) ministrare ( servir ); o sea “ servir a … “,lo que traduce la idea de acción o actividad.

            Según otros “ administrare “ resulta de la contracción de “ ad manus trahere “ lo que implica alusión a la idea de dirección, manejo o gestión hacía un fin.

Vemos pues que este término expresa dos aspectos en su acepción: en sentido objetivo es la actividad de la persona o grupo de ellas, dirigidas para concretar un fin; y en sentido subjetivo es un aparato ú órgano al que se le atribuye dicha función de administrar

Podemos ,por lo tanto, afirmar que administrar es realizar actos mediante los cuales se orienta el aprovechamiento de los recursos materiales, humanos, financieros y técnicos de una organización hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales.

IVº.- PROCESOS Y CIRCUITOS A SEGUIR

            Parto del principio, aceptado o no por los que me lean, que “ el departamento administrativo-contable-financiero “ es el ORIGEN, CENTRO Y DESTINO FINAL de todo este proceso, lógicamente siguiendo las instrucciones de la Dirección de la empresa.

            Es ORIGEN  del proceso pues es el responsable de la elaboración de LOS PRESUPUESTOS fijados por la empresa para cada uno de los ejercicios. Bajo las directrices marcadas por los órganos gestores de la empresa y en coordinación con el resto de los departamentos se fijan los objetivos de la empresa y se cuantifican los mismos.

            Es el CENTRO Y DESTINO FINAL pues debe estar informado del cumplimiento de los mismos no solo para EL REGISTRO CONTABLE  des las operaciones que realizan sino también para analizarlos y controlar su cumplimiento, así como para vigilar las posibles desviaciones de dichos presupuestos con la realidad.

            Considerando uno a uno los Departamentos de la empresa, vamos a ver como realizar los procesos de información con los otros departamentos, fundamentalmente con el Departamento Administrativo-Contable-financiero

A.- DEPARTAMENTO DE COMPRAS O ADQUISICIONES.

            Una vez más insisto en que no voy a entrar en cuales son sus funciones, sus responsabilidades y su forma de cumplirlas.

            Como responsable de ejecutar la gestión de compras y aprovisionamientos atenderá aquellos requerimientos hechos por los diferentes departamentos teniendo en cuenta que estén debidamente autorizados y con disponibilidad presupuestaria.

            En el documento de petición de compra  deberán figurar, además de los productos que se solicitan, cantidad de los mismos, precio unitario, descuentos si procede, fecha de entrega, forma de pago. De este documento enviará COPIA al departamento de Contabilidad para el seguimiento de la operación y para realizar la provisión correspondiente para su pago dentro de su Plan de Tesorería.

            Como responsable de la recepción y almacenamiento de la mercancía comprada facilitará COPIA DEL ALBARAN  de entrada de dicha mercancía con su correspondiente conformidad o reparos  a los datos que figuraban en el pedido.

            De esta forma cuando el Departamento de Contabilidad reciba del Proveedor la correspondiente factura podrá proceder a su contabilización con la seguridad de que todo es correcto.

            Si finalizado un ejercicio o período contable todavía no se ha recibido la FACTURA, Contabilidad podrá disponer del ALBARAN para el registro contable de la entrada de la mercancía y de la obligación de pago.

            En resumen: Copia de pedido, albarán de entrada y factura forman un “ todo “ de dicha operación de compra para el departamento contable.

B.- DEPARTAMENTO DE VENTAS.

            Lo mismo que en el caso anterior tampoco entro en consideraciones sobre la organización interna de dicho departamento.

            Como responsable de la gestión de Ventas de la empresa ,una vez acordadas las condiciones de Venta con el Cliente ,enviará documento COPIA del  mismo

–          al Departamento de Compras-Almacén  para el envío de la mercancía objeto de la venta

–          y al Departamento de Contabilidad para la elaboración, envío y contabilización de dicha operación de venta, así como la de la baja en el inventario de la mercancía vendida.

En resumen : Copia pedido del Cliente, Copia de conformidad con dicho pedido, Copia de Albarán de Salida y Copia de factura forman “ un todo” del dossier de esta operación.

C.- DEPARTAMENTO DE PRODUCCION, FABRICACION O TRANSFORMACIÓN

            Dado que el Departamento de Contabilidad es el responsable del cálculo del COSTE  de los productos fabricados o transformados el Departamento de Producción tendrá que facilitarle mensualmente, al menos los siguientes partes-documentos:

–          materiales empleados indicando el proceso en el que se utilizan

–          mano de obra directa y mano de obra indirecta

–          otros materiales consumidos en el proceso.

Es fundamental el acuerdo entre estos dos Departamentos para la elaboración de dichos partes o documentos informativos para un correcto cálculo de los valores de los elementos fabricados.

  D.- DEPARTAMENTO DE PERSONAL Y RECURSOS HUMANOS.

            Como responsable de la contratación del personal y de sus retribuciones informará al Departamento de Contabilidad de las variaciones existencias en la plantilla en este sentido para realizar las previsiones correspondientes.

            Si dentro de su responsabilidad entra la confección de las nominas y de los Seguros Sociales deberá enviarlas al Departamento de Contabilidad para proceder a su contabilización y pagos correspondientes cuando procedan.

Vº.- CONCLUSIÓN.

            Queda claro que el Departamento de Contabilidad es el REGISTRADOR de todas las operaciones cuantitativas que realiza la empresa a través de los diferentes  órganos o departamentos de la misma. Como consecuencia lógica de ello es que debe DISPONER en todo momento de la documentación correspondiente justificativa de dichas operaciones que recogen hechos económicos y financieros con determinados valores.

            El Departamento de Contabilidad, no es un departamento controlador de “ cómo “ funcionan los diversos departamentos pero sí es “ registrador y controlador “ de las operaciones que realizan con incidencia en el Patrimonio de la empresa.

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