Cómo localizar una cuenta en el PLAN contable 2007

Cómo localizar una cuenta en el Nuevo Plan General de Contabilidad 2007

El Cuadro de Cuentas de dicho plan está clasificado en NUEVE grandes grupos.que recogen los elementos patrimoniales (cuentas ) que personifican los hechos  que forman parte de las operaciones mercantiles de las empresas.

Los CINCO  primeros Grupos ( 1 al 5 ) agrupan a todas aquellas cuentas que tienen su posición en el BALANCE  de las empresas.

Los grupos 6 ( Compras y Gastos ) y el Grupo 7 ( Ventas e Ingresos ) agrupan a todas aquellas cuentas que tienen su posición  en la CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS ,siendo el saldo ( resultado )de esta gran cuenta  ( Beneficio  o Pérdida ) lo que se incorpora al NETO del Balance y acogido en la cuenta 129 espera dentro de la gran masa CAPITAL , subgrupo 12 Resultados pendiente de aplicación, el destino que se le va  a dar a la misma.

El grupo 8 ( Gastos imputados al Patrimonio Neto ) así como el Grupo 9 (Ingresos imputados al patrimonio Neto ) agrupan a todas aquellas cuentas que se recogen-en primera instancia en ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO

NOTA: Las Cuentas recogidas en estos dos grupos no son objeto de estudio de este Curso

El Plan General de Contabilidad , en la clasificación realizada en el Cuadro de Cuentas, ha tenido en cuenta , además de otras consideraciones que no son del caso en este momento, el lugar que les tocaba ocupar en el Balance de la empresa.

1.- Cuentas de Balance

De forma general podemos afirmar que en el BALANCE  se sitúan los hechos financieros ( corrientes monetarias ) y los hechos económicos que se activan.

►Y así vemos que en el GRUPO 1 .- FINANCIACION BASICA se sitúan todas las cuentas del PATRIMONIO NETO (  recursos propios  o fuentes de financiación propia ) y todas las cuentas del PASIVO NO CORRIENTE (  recursos ajenos a largo plazo o fuentes de financiación ajena a largo plazo )

Característica de este grupo y de las cuentas que agrupa es “ el concepto de financiación a largo plazo )

►Y en el GRUPO 2 .- INMOVILIZADO ,veremos los empleos o destinos que se han hecho con las fuentes financieras. Característica de las cuentas recogidas en este grupo es la permanencia a largo plazo dentro del ACTIVO  de la empresa.

Si vemos el modelo de Balance de Situación que nos presenta el Plan de Cuentas observamos como en el Activo NO CORRIENTE aparecen todas las cuentas del Grupo 2 clasificadas dentro de los apartados:

  • inmovilizado intangible
  • inmovilizado material
  • inversiones inmobiliarias
  • inversiones en empresas del grupo y asociadas a largo plazo
  • activos por impuesto diferido

►El GRUPO 3.- EXISTENCIAS, es el que menos problemas nos da. Como dice el Plan recoge “ las cuentas representativas de las EXISTENCIAS  de mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, productos terminados y subproductos, productos semiterminados, residuos y materiales recuperados.Tambien el Balance de Situación incluye dentro de Existencias la cuenta 407

Estas cuentas figuraran en el ACTIVO CORRIENTE del Balance y sólo funcionarán con motivo del cierre del ejercicio.

Luego, su búsqueda y localización no tiene problemas.

► GRUPO 4. . “ ACREEDORES Y DEUDORES POR OPERACIONES COMERCIALES”

Como vemos recoge cuentas que se sitúan en el Activo Corriente ( Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar )  que comprende:

  • Clientes
  • Deudores
  • Personal
  • activos por impuesto corriente
  • otros créditos con las administraciones

y cuentas que se sitúan en el Pasivo Corriente ( Acreedores y otras cuentas a pagar ) ; antes se les denominaba como Acreedores a corto plazo, que comprende:

  • Proveedores
  • Acreedores
  • personal
  • Pasivos por impuesto corriente
  • Otras deudas con administraciones públicas

Son las cuentas que normalmente se denominaban como cuentas con terceros con los que se realizaban operaciones propias de la actividad comercial de la empresa.

 

. ► El GRUPO 5 .-CUENTAS FINANCIERAS no tiene otro remedio que agrupar lo que ya no tiene sitio en ninguno de los otros grupos.

Agrupa a “ deudas y créditos por operaciones ajenas al tráfico ( no propias de su actividad ) con vencimiento no superior al año “ y también agrupa “ los medios líquidos disponibles “

Los subgrupos 50, 51 y 52 recogen las cuentas que personifican deudas u obligaciones de las empresas,cuya característica peculiar es el corto plazo y  las clasifica en función de la personalidad del acreedor. En el Balance las vemos situadas en el Pasivo corriente.

Los subgrupos 53 y 54  recogen las cuentas representativas de Inversiones y créditos concedidos ,cuyo carácter peculiar es la “ temporalidad “ o sea de corto plazo. Su  lugar en el Balance está en el Activo corriente

Las cuentas del Grupo 55 Otras cuentas no bancarias. Un subgrupo ” cuenta saco ” que hay que analizar una a una

El grupo 56 referido a las Fianzas y Depósitos recibidos y constituidos agrupa a cuentas que añaden a su característica propia la de ser “ a corto plazo “ . Las recibidas figuran en el Pasivo corriente y las constituidas en el Activo corriente.

El subgrupo 57 Tesorería  recoge las disponibilidades líquidas de la empresa en la Caja de la Sociedad o en cuentas bancarias

LAS CUENTAS que figuran en el subgrupo 58 Activos no corrientes mantenidos para la venta y activos y pasivos asociados figurarán según su naturaleza en el Activo corriente o en el Pasivo corriente

LAS CUENTAS del l subgrupo 59 Deterioro del valor de inversiones financieras a corto financieras hacen referencia a las provisiones a aplicar a cuentas del subgrupo 53 y 54

 

2.-  Cuentas de Gestión

 Los grupos 6 y 7  recogen las Cuentas que inciden en el NETO del Patrimonio modificándolo.

Las cuentas del Grupo 6 son las causantes de la disminución de ese Neto y las que abocan a un Resultado Negativo o sea a Pérdidas. 

Las cuentas del Grupo 7 inciden también en el NETO del Patrimonio modificándolo positivamente produciendo un aumento de ese Neto y llevando a la obtención de un Beneficio en la gestión de la empresa.

Por esa razón, como ya conocemos, las Cuentas del Grupo 6 se posicionan en el DEBE y las del Grupo 7 en el HABER cuando hacemos el asiento o registro contable.

El estado o documento financiero que las recoge se denomina Cuenta de Pérdidas y Ganancias, también conocida como Cuenta de Resultados o de Explotación.

Y el saldo positivo resultante de la diferencia entre  las sumas de las cuentas situadas en el Haber y las situadas en el Debe nos muestra que la empresa ha obtenido un Beneficio. Lo contrario es que ha habido Pérdida.

   ► El GRUPO 6 titulado COMPRAS Y GASTOS  recoge según el Plan “ los aprovisionamientos de mercaderías y demás bienes adquiridos por la empresa para revenderlos, bien sea sin alterar su forma y sustancia, oprevio sometimiento a procesos industriales de adaptación, transformación o construcción.

Comprende también todos los gastos del ejercicio, incluidas las adquisiciones de servicios y de materiales consumibles,l las variaciones de existencias adquiridas y las pérdidas extraordinarias del ejercicio “

Los creadores o elaboradores de este plan clasificaron en  varios subgrupos, según la naturaleza de los mismos, a los diferentes elementos patrimoniales portadores de compras y de gastos.

Así :

–          el subgrupo 60 y 61 recoge todas las situaciones en las que pueden ver afectadas las operaciones de compra que realizan las empresas. No voy a detenerme en señalar una a una , pues vienen muy claramente definidas en el Plan.

–          El subgrupo 62 Servicios exteriores intenta hacer una clasificación amplia – aunque no resulte completa – de todos los “ servicios de naturaleza diversa adquiridos por la empresa “ dejando muy claro que estos servicios no estén incluidos en el subgrupo 60 y que tampoco formen parte del precio de adquisición del inmovilizado o de las inversiones financieras temporales.

–          Se reserva el subgrupo 63 Tributos para recoger los elementos patrimoniales derivados de las relaciones de la empresa con Hacienda y organismos autonómicos y municipales.

Por su complejidad las cuentas de este subgrupo exigen un estudio amplio y detallado de las mismas

–          En el subgrupo 64 Gastos de personal se encuentran clasificadas las cuentas que, como ya indica el subgrupo,

reflejan gastos relacionados directamente con el personal de la empresa.

–          En algún sitio había que poner las cuentas que personifican los gastos no reflejados en los subgrupos anteriores y por esta razón se habilita el subgrupo 65 Otros gastos de gestión.

–          Las cuentas personificadoras de los  gastos derivados de operaciones financieras tanto a corto como a largo plazo se agrupan en el subgrupo 66 Gastos financieros. Una simple lectura de las mismas en el Plan nos aclara su naturaleza y sus movimientos contables   

–          Tanto las cuentas recogidas en el Subgrupo 67 Pérdidas procedentes del inmovilizado y gastos excepcionales ,como las recogidas en los subgrupos 68 Dotaciones para amortizaciones y subgrupo 69 Pérdidas por deterioro y otras dotaciones tienen una clara explicación en el Plan ,por lo que sería reiterativo reflejarlas en este trabajo.

► El  GRUPO 7 Ventas e Ingresos recoge clasificados en 8 subgrupos las cuentas representativas de “ las     enajenaciones de bienes y prestación de servicios que son objeto del tráfico de la empresa: Comprende también otros ingresos, variación de existencias y beneficios extraordinarios del ejercicio. “

La naturaleza de las mismas así como sus movimientos contables y situación vienen suficiente y claramente expuestas en el Plan General de Contabilidad ( que siempre debemos tener a nuestro lado ) por lo que expondré los títulos de sus subgrupos sin hacer ningún otro comentario.

–          Subgrupo 70  Ventas de mercaderías, de producción propia , de servicios, etc. Como se puede apreciar con “ ese etc “ se dá pié para crear nuevas cuentas para reflejar mejor literariamente la naturaleza de los hechos que forman la operación comercial de la empresa.

–          Para registrar las variaciones positivas en el “ inventario “ de las diversas compras y aprovisionamientos realizados y que tienen un sentido de beneficio para la empresa se habilita el subgrupo 71 Variación de existencias de…

–          El subgrupo 73 Trabajos realizados para la empresa es como indica el Plan “ una contrapartida de los gastos realizados por la empresa para su inmovilizado, utilizando sus equipos y personal, que se activan.Tambien se incluyen en este subgrupo los realizados, mediante encargo,por otras empresas con finalidad de investigación y desarrollo,así como los que correspondan para incluir determinados gastos en el activo

–          Las subvenciones concedidas por las Administraciones Públicas,empresas o particulares, al objeto de asegurar  a éstos una rentabilidad mínima o compensar deficits de explotación tienen su acomodo en el subgrupo 74 SubvencionesDonaciones y legados

–          Lo mismo que en las cuentas de Gastos existía un subgrupo para Otros gastos de gestion ( subgrupo 65 ) también en el grupo 7 tenemos el subgrupo 75 para “ Otros ingresos de Gestión “

–          Y sucede lo mismo con el subgrupo 76 “ Ingresos Financieros “ con respecto al subgrupo 66 y lo mismo con el subgrupo 77 “ Beneficios procedentes de activos no corrientes e ingresos excepcionales “ con respecto al subgrupo 67

–          Y la forma de rectificar los excesos cometidos en las provisiones realizadas durante un ejercicio  se nos ofrece a través de las cuentas incluidas en el subgrupo 79 Excesos y aplicaciones de Provisiones y de Pérdidas por deterioro “

3.- Conclusión y moraleja

Una lectura atenta y reposada de l Plan General de Contabilidad nos servirá para:

–          Conocer las operaciones que realizan las empresas y la naturaleza de las mismas( Al menos todas las que refleja el Plan )

–          Saber cual es el nombre ( cuenta ) con el que se personifican los elementos patrimoniales derivados de los  hechos de las operaciones tanto económicas como financieras de la empresa

–          Saber cual es la posición de cada cuenta al realizar el registro o asiente o apunte contable de la operación cuyos elementos patrimoniales personifica ( Situación en Debe o en Haber )

–          Conocer su situación en el Balance o en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Podemos observar que es un verdadero manual de contabilidad.

Por ese motivo insisto el tenerlo siempre a nuestro lado y ojearlo y hojearlo con frecuencia.

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Operaciones que originan OBLIGACIONES/DEUDAS

OPERACIONES EMPRESARIALES Y SU REGISTRO CONTABLE 

Con el objetivo de simplificar y sintetizar ,a efectos del registro contable, las operaciones que realizan las empresas, he considerado clasificarlas en dos grandes apartados:

 

–          – operaciones que originan OBLIGACIONES/ DEUDAS

–          – operaciones que originan DERECHOS/CRÉDITOS.

 


1.- OPERACIONES QUE ORIGINAN OBLIGACIONES/DEUDAS. 

 Regla general: La cuenta que personifica estas obligaciones se posiciona en el HABER,

 y la cuenta o cuentas que personifican el hecho o los hechos causantes de esta obligación se sitúan  en el DEBE

La personificación de la obligación estará en función de dicho hecho causante de la misma.

Veamos estos hechos.

1.1 .-  COMPRAS

1.1.1- Compras de elementos del inmovilizado

La personificación de estas compras las tenemos en el grupo 2 :

– subgrupo 20 : Inmovilizaciones intangibles

– subgrupo 21 :  Inmovilizaciones materiales

– subgrupo 22 : Inversiones Inmobiliarias

– ó subgrupo 23 Inmovilizaciones  materiales en curso,

cuyos importes se cargan ( Debe ) a las cuentas correspondientes de dichos subgrupos

–          Además el importe correspondiente al IVA soportado se cargará a la cuenta 472 Hacienda Pública,Iva soportado.

  El abono ( Haber ) se realiza a una de las siguientes cuentas:

– del subgrupo 16:

                                      Cuenta 161 Proveedores de inmovilizado a largo plazo,partes vinculadas

                                     Cuenta 162 Acreedores por arrendamiento financiero a largo plazo , partes vinculadas

– del subgrupo 17 

                              Cuenta 173 Proveedores de Inmovilizado a largo plazo y/ó 175 Efectos a pagar a largo plazo

                               Cuenta 174 Acreedores por arrendamiento financiero a largo plazo 

–  del subgrupo 51     

                              Cuenta  511   Proveedores de inmovilizado a corto plazo, partes vinculadas   

– del subgrupo 52 

                               Cuenta 523. Proveedores de inmovilizado a corto plazo y/o  525  Efectos a pagar a corto plazo  

                               Cuenta 524  Acreedores por arrendamiento financiero a corto plazo

–         

– del subgrupo 73 

                                Cuenta 730  Trabajos realizados para el inmovilizado intangible

                               Cuenta 731 Trabajos realizados para el inmovilizado material 

                               Cuenta 732 Trabajos realizados en inversiones inmobiliarias

                               Cuenta 733 Trabajos realizados para el inmovilizado material en curso  

1.1.2.- Compras de productos o mercancías para su posterior venta o transformación

 La personificación de estas compras se incluyen en el subgrupo 60 COMPRAS del Plan General contable, en una de cuyas cuentas SE CARGAN

 EL ABONO se realiza a cuentas del subgrupo 40 Cuenta 400 a 407

 En estas operaciones podemos obtener

–          – descuentos comerciales ,cuyo importe se deduce del precio de la compra

–          – rappels por compras cuyo importe se abona a la cuenta 609 Rappels por compras

–          – descuentos sobre las compras por pronto pago.Su importe se abona a la cuenta 606 Descuentos sobre compras por pronto pago.

Asiento:

a) Al contabilizar la compra     

Cuenta 60 X                 

Cuenta 472      

                                 A cuenta          407    Si le hemos realizado un anticipo

                                  A cuenta          609    Si nos aplica un rappel

                                  A cuenta          606    Si nos aplica descuento por pronto  pago                                                  

                                  A cuenta           400     Importe a pagar                        

  b) Al efectuar el pago

Cuenta  400     

                                    A  cuenta          572 ó 570  Al realizar el pago.

 

1.1.3.- Compras de servicios ( Gastos )

La multitud de “ compras de servicios “ ( Gastos ) a los que tienen que hacer frente las empresas para llevar a cabo su actividad están  están  incluidos en el grupo 6 del Plan General de Contabilidad .

Las cuentas que los personifican están reflejadas en los subgrupos 62 y 64 en cuyo debe se cargan sus importes.

La contrapartida de estas “ compras de servicios-gastos “ se abonan ,por la obligación de pago de las mismas    :

– en la cuenta correspondiente del subgrupo 41 Acreedores Varios

          -en la 465 Remuneraciones pendientes de pago, en los gastos de personal-sueldos

 

1.2 – FUENTES DE FINANCIACIÓN

1.2.1- Fuentes financieras ajenas.

–          La empresa recibe determinadas cantidades, ingresos en efectivo que se cargan en la cuenta 572

 cuya obligación de pago se registra, dependiendo del plazo de vencimiento y de su forma de obtención.en el Haber de la cuenta correspondiente.

 

A) Si la obligación de pago es a largo plazo, se posicionará en el Haber de:

  • – una de las cuentas del subgrupo 16 cuando se trata de Deudas a largo plazo con partes vinculadas
  • – una de las cuentas del subgrupo 17 cuando se trata de Deudas a largo plazo por préstamos recibidos, empréstitos y otros conceptos
  • – una de las cuentas del subgrupo 18 cuando se trata de Pasivos por Fianzas y garantías a largo plazo
  • – una de las cuentas del subgrupo 19 cuando se refiere a Situaciones transitorias de financiación

 

          B) Si la obligación de pago es a corto plazo, se situará en el Haber de:

  • –  una de las cuentas del subgrupo 50 cuando se trata de Empréstitos, Deudas con características especiales y otras emisiones análogas a corto plazo
  • – una de las cuentas del subgrupo 51 cuando se trata de Deudas a corto plazo con partes vinculadas
  • – una de las cuentas del subgrupo 52 cuando se refieren a Deudas a corto plazo por préstamos  recibidos y otros conceptos
  • – una de las cuentas del subgrupo 55 cuando se trata de Otras cuentas no bancarias
  • – una de las cuentas del subgrupo 56 cuando se trata de Fianzas y depósitos recibidos  a corto plazo (cuentas 560 y 561 )

1.2.2          Fuentes de financiación propia

Figuran en  el HABER en su origen o nacimiento

–          – cuentas del subgrupo 10  Capital

–          – cuentas del subgrupo  11  Reservas

–          – cuentas del subgrupo   12  Resultados pendientes de aplicación

1.3  OBLIGACIONES FISCALES Y SOCIALES

Como tal obligación se posicionan al nacer en el  HABER.

Este  HABER es ocupado por una de las siguientes cuentas, según su naturaleza

1.3.1          Obligaciones fiscales

*   475            Hacienda Pública, acreedora por conceptos fiscales 

*   4750          Hacienda Pública, acreedora por Iva

*   4752          Hacienda Pública acreedora por impuesto sobre sociedades

*   4758          Hacienda Pública, acreedora  por subvenciones a reintegrar

*   477            Hacienda pública Iva repercutido

*   479            Pasivos por diferencias temporales imponibles

 

1.3.2          Obligaciones laborales

 

                                 4751            Hacienda Pública acreedor por retenciones practicadas

 

1.3.3          

           Obligaciones sociales

 

476               Organismos de la Seguridad Social acreedores

Operaciones que originan DERECHOS/CRÉDITOS

 OPERACIONES QUE ORIGINAN DERECHOS/CRÉDITOS.

 Regla general:  Las cuentas que personifican estas operaciones de derechos/créditos se posicionan DE INICIO en el DEBE por incidir en el Activo del Patrimonio/Balance.

La personificación de estos derechos/créditos dependerá del hecho que lo origina.

Vamos,pues,a considerar estos hechos.

2.1 Ventas,servicios y otros ingresos

2.1.1    Ventas de productos

            Cargo a cuenta del subgrupo 43 Clientes

                        Abono a cuenta del subgrupo 70 Ventas de productos

2.1.2    Prestación de servicios

            Cargo a cuenta del subgrupo 44 Deudores

                        Abono a cuenta del subgrupo 75 Otros Ingresos de Gestión ( Cuentas 752,753,754 y 759 )

2.1.3    Otros ingresos de Gestión

            Cargo a cuenta 449 Deudores por operaciones en común

                        Abono a cuenta 751 Resultados de operaciones en común ( cuentas 7510 y 7511 )

2.2  Subvenciones oficiales a la explotación

            Cargo a cuenta del subgrupo 47

                        Abono a cuenta del subgrupo 74 Subvenciones a la explotación ( cuentas 740 y 741 )

2.3  Ingresos financieros

            Cargo a cuenta 473Hacienda Pública,retenciones y pagos a cuenta

                        Abono a cuentas del subgrupo 76Ingresos financieros ( cuentas 760,761 y 762

            Cargo a cuenta del subgrupo 40 Proveedores

                        Abono a cuenta 766 Descuentos sobre compras por pronto pago

2.4  Anticipos realizados.

            El anticipo corresponde a una entrega de efectivo que hace la empresa y que se ABONA en una cuenta del subgrupo 57. ( Cuenta 570y 572 ) siendo su contrapartida ( cuenta de cargo ):

            – cuenta 219 Anticipos para inmovilizaciones inmateriales

            – cuenta 239 Anticipos para inmovilizaciones materiales

            – cuenta 407 Anticipos a Proveedores

            – cuenta 417 Anticipos a Acreedores

            – cuenta 554 Provisiones de Fondos a Acreedores

            – cuenta 460 Anticipo de Remuneraciones

2.5  Créditos concedidos.

2.5.1 Créditos concedidos a largo plazo

            El crédito consiste también en una entrega en efectivo que, en concepto de crédito, hace la empresa y que se ABONA en una cuenta del Subgrupo 57      

            (Cuenta 570 y 572 ) siendo su contrapartida ( cuenta de cargo):

            – cuenta 244 Créditos a largo plazo a empresas del grupo

            – cuenta 245 Créditos a largo plazo a empresas asociadas

            – cuenta 252 Créditos a largo plazo

            – cuenta 253 Créditos por enajenación del personal

            – cuenta 254 Créditos a largo plazo al personal

 

        También se reflejan los derechos al cobro de de los intereses derivados de estas y otras operaciones financieras que se recogerán en el DEBE de  las cuentas 246 y 247 y de las cuentas 546 y 547 según hayan sido esas operaciones a largo o a corto plazo

 2.5.2 Créditos concedidos a corto plazo.

            Proceso igual al anterior con la diferencia que las contrapartidas o cuentas de largo son las correspondientes al subgrupo 53 ( cuentas534 y 535 )y  al     subgrupo 54 ( cuentas 542, 543 y 544 )

2.6  Fianzas y depósitos constituidos

2.6.1 Fianzas y depósitos constituidos a largo plazo.

        Ingresos de efectivo reflejados en cuenta del subgrupo 57 ( 570 y 572 ) cuya contrapartida ( cuenta de cargo ) es:

            – cuenta del subgrupo 26 ( cuenta 260 Fianzas constituidas a largo plazo y/o 265 Depósitos constituidos a largo plazo)

2.6.2 Fianzas y depósitos constituidos a corto plazo

        Proceso igual al anterior con la diferencia que las cuentas contrapartida ( cuenta de cargo ) son las cuentas 565 Fianzas constituidas a corto plazo y/o 566 Depósitos constituidos a corto plazo.

2.7  Diversas situaciones fiscales y laborales

2.7.1  Derechos ante Hacienda

            –  Cargo a cuenta 4700 en las que Hacienda es deudora por IVA ( contrapartida 472)

            –  Cargo a cuenta 4708 en las que Hacienda es deudora por subvenciones concedidas ( contrapartida 130, 172 ó 740 )

            – Cargo a cuenta 4709 en la que Hacienda es deudor a la empresa por retenciones y pagos a cuenta ( contrapartida 473 y/o 636 ))

            – Cargo a cuenta 472 por el Iva soportado al que tenemos derecho su devolución (contrapartida cuentas de los subgrupos 40 y 41 )

            – Cargo a cuenta 473 por las retenciones y pagos a cuenta a los que se tiene derecho a compensar ( contrapartida cuentas del grupo 5 y del subgrupo 76 )

            – Cargo a cuenta 474 ( 4740 y/o 4745 ) por derechos de compensación de beneficios ante Hacienda ( contrapartida  cuentas 630, 638 )

2.7.2  Derechos ante Organismos de la Seguridad Social

            – Cargo a cuenta 471por créditos a favor de la empresa de los diversos Organismos de la Seguridad Social ( contrapartida cuentas del subgrupo 57 )

2.8  Otras situaciones

        . Cuentas del subgrupo 19 que recogen Situaciones transitorias de financiación tales como:

            – cuenta 190 Accionistas por desembolsos no exigidos

            – cuenta 193 Accionistas por aportaciones no dinerarias pendientes

            – cuenta 196 Socios parte no desembolsada

           –  cuenta 558 Accionistas por desembolsos exigidos

           que significan derechos que sobre esas situaciones tiene la empresa.

 

Ruta a seguir para el cobro de las facturas

RUTA A SEGUIR PARA EL COBRO DE LAS FACTURAS

            Si “ VENDER “ es a veces difícil más complicado resulta también a veces “ COBRAR “ lo vendido ( bien,prestación o servicio ).

            Como la Contabilidad se atiene a REGISTRAR  las OPERACIONES que realiza la empresa, creo que es bueno ( yo diría necesario ) que en este caso concreto, sepamos todos los pasos que se dan en este proceso para conocer con exactitud dónde registrarlos.

1º.- Punto de salida.

Muy alegremente tomamos el ALBARAN DE VENTA  para confeccionar la correspondiente FACTURA.

Hasta el nombre del cliente nos parece simpático.

El Contable ( ya he dicho que también tiene sentimientos además de conocimientos ) también disfruta asentando, anotando o registrando

Contablemente ( pues es el contable ) analiza esta operación y observa  que:

–         incrementa el Patrimonio/ Balance de la empresa en el apartado DERECHOS  de su ACTIVO.

( Se dice tenemos el derecho a exigirle el pago de esta factura )

–         incrementa el NETO de su Patrimonio al “ contribuir “ a un Resultado ( BENEFIOS )

–         incrementa las OBLIGACIONES  en el apartado OBLIGACIONES  de su PASIVO ( pues el importe de lo que aquí anota lo quiere su excelencia la HACIENDA PUBLICA ).

Y lleno de orgullo “ escribe “

   ( 430 ) Clientes            a          Ventas de………..                              ( 700 )

                                 a         Hacienda Pública,IVA repercutido        ( 477 )

2º.- Ruta o camino para cobrar la FACTURA que puede ser camino de rosas o un “ calvario “

              2.1.-    Empecemos por el camino de rosas

a)    Pago al contado

Paga al momento y al contado en dinero efectivo o mediante talón. Le hacemos un recibo y guardamos el dinero en la Caja de la empresa.

 Y se toma una copa de cava para celebrarlo

Y el contable anota                                          

  (570) Caja                           a          Clientes  ( 430 )

O  si nos paga mediante talón ingresamos el cheque en el Banco; pero  como el contable ya  no se fía ni de su padre hace el siguiente apunte

   (     ) Cheques de Clientes ,ingresados en Banco  

                                                          a    Cheques de Clientes pendientes de cobrar   (     ).

Nota .- (       )  Indica que cada uno ponga en número de cuenta que le recuerde mejor este hecho.

Cuando verifica que el cheque ha sido atendido por el Cliente y el ingreso del  mismo es firme en el Banco anula el asiento anterior

  (      )  Cheques de clientes pendientes de cobrar 

                                                  a   Cheques de Clientes , ingresados en Banco.  (    ).

y a continuación      

 ( 572 ) Bancos e Instituciones de Crédito                  

                                                                                                                a  Clientes   ( 430 ).

Este mismo asiento ejecuta cuando el Cliente ha realizado el pago de la factura por transferencia bancaria.

Y por el mismo motivo vuelve a celebrarlo con una copa de vino de  Rioja .

b)    Cobro aplazado de la factura.( A  la fecha de su vencimiento )

En esta circunstancia  “ surgen “ unos documentos ( que de alguna forma sustituyen a la factura ) como pueden ser :

–         los albaranes de cobro

–         las facturas- recibos ( recibos bancarios )

–         las certificaciones por ejecución de obra, suministro o servicio )

–         los pagarés

–         las letras de cambio ya estén aceptadas y domiciliadas o sin aceptar.

–         ( y puede ser que haya algunos más ).

No voy a entrar en la discusión contable si a todos estos documentos los podemos considerar como “ efectos comerciales “.Yo como efectos de comercio los considero en cuanto que una entidad  financiera me los acepte para gestionar el cobro de los mismos.

Por eso yo en adelante utilizaré el término  DOCUMENTOS para significar “ estos documentos de gestión cobro o descuento “.

Pasos a dar.

Paso 1º.- El contable en principio a este documento lo personifica en la subcuenta “ ( 4310 ) Efectos comerciales en cartera  ( perteneciente al la cuenta 431 Efectos comerciales  a cobrar ) . Y lo posiciona en esta subcuenta pues indica su realidad: documento que tiene “ guardado “ hasta que llegue la fecha de su vencimiento para presentarlo a la gestión de su cobro.

Y hace la siguiente anotación   

   ( 4310 ) Efectos comerciales en cartera                              a       Clientes. (430 )

Paso 2º.- Como llega la fecha de su vencimiento el contable lo presenta en el Banco para gestionar el cobro y para no olvidarse escribe:

   ( 4312 ) Efectos comerciales en gestión de cobro

                                                          a          Efectos comerciales en cartera   ( 4310 )

Paso 3º.- Llegado el vencimiento el Banco atiende el “ documento” y nos ingresa su importe en nuestra cuenta y hace el siguiente apunte :             

   ( 572  ) Bancos e Instituciones de Crédito

   ( 626  ) Servicios bancarios y similares *(nota)

                                           a          Efectos comerciales en gestión de cobro  ( 4312 )

Nota: En los cargos que el banco nos realiza tanto por su gestión como por los intereses bancarios cuando estos correspondan viene incluido el IVA . Pero solamente lo contabilizaremos  a la cuenta 472 cuando el  documento bancario del cargo venga detallado el IVA en cuanto a su porcentaje e importe ; en el caso contrario- que es el más normal – se carga todo a la correspondiente cuenta de “ gastos “.

¡ Ah ¡ y celebra este logro como suele acostumbrar.

c)     Cobro por descuento del “ documento “ ( el Banco nos ingresa su importe antes del vencimiento del mismo )

Pasos 1º.y 2º.– Igual que en el caso anterior

Paso 3º.- Presentación en el Banco del “ documento” para su descuento

( 4311 ) Efectos comerciales descontados .

                                                                          a   Efectos comerciales en cartera  ( 4310 )

Paso 4º.- El Banco nos descuenta el “ documento “

  ( 572 )             Bancos e Instituciones de Crédit

   ( 626 )             Servicios bancarios y similares

  ( 6653 )           Intereses por descuento de efectos en otras entidades de crédito

                                                     a          Deudas por efectos  descontados  ( 5208 ).

Como podemos ver,el contable tiene “ la mosca detrás de la oreja “ y se cura en salud dejando constancia  con la cuenta 5208 que “ vamos a esperar a ver lo que pasa”

Pero como estamos en el camino de rosas,.llegado el vencimiento comprobamos con ilusión que esta gestión llegó a feliz término.

Y para no olvidarse ( después de las copas de celebración que se ha tomado ) de que todo esta OK  se dirige a su programa contable y tarareando un estribillo de la canción del verano, escribe:

       ( 5208 ) Deudas por efectos descontados   

                                                              a    Efectos comerciales descontados  ( 4311 ).

2.2.- Pero también en este proceso se puede  pasar – y se pasa muchas veces – por un verdadero calvario

a).- ¿ Qué calvario nos puede pasar en la gestión de cobro del “ documento”.

Pues sencillamente que el Banco nos devuelva el “ documento “ porque el Cliente no lo atendió

Punto 1.- Igual que los puntos 1 y 2 anteriores de la gestión de cobro

Punto 2,.El Banco nos devuelve el “ documento “ como impagado y .nos carga unos gastitos que anotamos poniendo

( 626 )  Servicios bancarios y similares 

                                                                a Bancos e Instituciones de crédito (572)

Y  nosotros añadimos el siguiente asiento para reflejar la realidad de la situación

            ( 4315 ) Efectos comerciales impagados

                                              a          Efectos comerciales en gestión de cobros   ( 4312 )

Punto 3º.- Lo lógico es que volvamos insistir y que lo presentemos de nuevo, aunque es este caso , cargándole al Cliente ( en este nuevo documento ) los gastos que el Banco nos cargo en su frustrada gestión primera-

Y refleja esta situación poniendo

 ( 4312 ) Efectos comerciales en gestión de cobro

                               a           Efectos comerciales impagados   ( 4315 )

                               a          Otros ingresos financieros          ( 769  )

Como veis hasta tenemos esperanza de cobrar .Pero no es así y veamos el punto 4º

Punto 4º.- El Banco se lo presenta y el Cliente que tururú … que no atiende el pago.

Y aquí el contable, después de proferir unos improperios que el Plan General de Contabilidad no contempla escribe lleno de desesperación                        

( 4315 )Efectos comerciales impagados 

                                                  a  Efectos comerciales en gestión de cobro  ( 4312 )

Y con el regalo del documento devuelto , el cargo de los gastos de la gestión bancaria.

( 626 ) Servicios bancarios y similares    

                                                                    a   Bancos e Instituciones de Crédito  (572 )

Y se desahoga poniendo:

( 436 ) Clientes de dudoso cobro 

                                                                        a Efectos comerciales impagados ( 4315 )

                        Y como ya vislumbraba que la cosa iba a terminar mal ,se cubre las espaldas haciendo la siguiente anotación.

  ( 694 ) Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales

            a     Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales ( 490 )

Y antes de darse por rendido y después de hacer las tramitaciones administrativas ,mercantiles y jurídicas necesarias se llega al convencimiento de que es INCOBRABLE. Si esto sucede en el mismo ejercicio de la provisión ENTERRAMOS el asunto con :

 ( 490 ) Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales

        a    ( 694 ) Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales  

                                                           y 

( 650 ) Pérdidas de créditos comerciales incobrables

                                                               a          Clientes de dudoso cobro     ( 436 )

                        Y pasa nota al departamento comercial para no vender “ ni chapa “ a tal cliente con nombre y apellidos

Punto y final : Claro que hay más casuistica: puede suceder que

–         al final lo pague con lo que se anula la provisión y se abona al cliente el importe pagado

–         al final pague una parte y otra no: se anula la provisión por lo pagado y se lleva a “ perdida “ lo incobrable.

b) Y ¿ cual es el calvario que nos espera en la gestión de descuento del “ documento “ ?

            Pues muy parecida a la de la gestión de cobro con la única diferencia que :

–         aparece la cuenta 6653  Intereses por descuento de efectos en otras entidades de crédito que el Banco nos carga cuando nos descuenta el “documento”

–         la cuenta 4311 Efectos comerciales descontados ( recoge “ el documento “ que se presenta al descuento

–         la utilización de la cuenta 5208 Deudas por efectos descontados ( que mantiene su saldo acreedor hasta que verifica que el “ documento “ descontado ha sido atendido `por el cliente.

CONCLUSIÓN FINAL .

 Después de tan extensa y prolija exposición he llegado – muchos se van a extrañar – a la siguiente conclusión :

“ Que en este proceso de “ cambio de nombre “ del documento según su situación y naturaleza  cada cual haga lo que le parezca más sencillo y más práctico.

Como normalmente las cuentas de clientes se codifican numéricamente a veces con la sola utilización de la cuenta del Cliente en todos los pasos del proceso puede ser suficiente.

 SÍ  es conveniente la utilización de la cuenta  5208 u otra que se cree para controlar la situación de los “ documentos “ descontados hasta verificar que han sido atendidos por el Cliente.

Yo conocí a un “ inteligente y práctico contable “  y con un maravilloso sentido del humor que sólo utilizaba dos cuentas :

– La cuenta de Clientes para cuando todo iba bien

– y la cuenta 436 Clientes de dudoso cobro a dónde “ llevaba “ al cliente  desde la primera devolución que hacía.

Me decía que así los tenía mejor controlados Lo curioso es que a esta cuenta le añadía “ hdp · o sea “ “ Clientes de dudoso cobro H.D.P “.               

            Como a mi me sonaba mal ,pues pensé mal, me dijo que eran las siglas de “ Han  De Pagar “

Organización administrativa interdepartamental

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA INTERDEPARTAMENTAL

 Iº.INTRODUCCIÓN

 Parto de dos premisas.

 1ª.- Toda empresa realiza un determinada actividad contando con los órganos o departamentos que  forman parte de la misma.

            La organización empresarial, a mi juicio, es como una pirámide en cuya cúspide está la dirección de la misma, representada por el empresario o gerente. Esta pirámide se extiende expande hacia abajo, vertical y horizontalmente al mismo tiempo, en los diferentes departamentos responsables de las funciones propias de la empresa.

            Para el buen funcionamiento de la empresa deben existir unos circuitos de comunicación entre los mismos que aseguren la consecución de los objetivos marcados.

            Teniendo en cuenta a las pequeñas y medianas empresas considero que los órganos-departamentos mas comunes son:

–          el comercial-compras y aprovisionamientos

–          el comercial-ventas

–          el de producción, fabricación o transformación.

–          el de administración, contabilidad y finanzas

–          el de personal ó  de recursos humanos.

Es cierto que en las muy pequeñas empresas algunos de estos departamentos están bajo la responsabilidad de la misma persona.

 2º.- En el desarrollo de este tema no voy a detenerme en exponer las teorías sobre la organización administrativa empresarial desarrolladas desde antes del 1900 por Adam Smith y Robert Owen hasta las desarrolladas en el siglo pasado por Elton Mayo, pasando por Frederick Taylor

            Tampoco voy a explanarme en exposiciones sobre la cultura organizativa, ni del concepto, importancia, objetivos, principios, tipos y técnicas de la organización. De todo ello es muy fácil encontrar abundante documentación teórica y empírica.

            Tampoco voy a entrar en la exposición de las habilidades que deberían adornar a un empresario o gerente de la empresa, aunque él sea la figura más importante de la organización.

            Y tampoco es mi pretensión entrar a  definir cómo deben organizarse internamente cada uno de los departamentos que forman parte del engranaje empresarial. Cada uno de ellos tiene su propia organización : técnica, comercial o administrativa, su propia idiosincrasia y autonomía propias, dependiendo verticalmente de la cúpula y conexionando verticalmente de los otros departamentos como si fueran vasos comunicantes

IIº.- MI OBJETIVO.

            Mi objetivo es muy sencillo. Pretendo exponer y analizar las actividades que realizan los diferentes departamentos que tienen o deberían tener una incidencia o repercusión entre ellos.

            Dicho de otra forma : analizar el circuito que siguen o deberían seguir los procesos.

            O sea exponer cuales son las funciones administrativas de los diferentes departamentos de la empresa, incluido el de dirección, que tienen relación unos con otros y las vías y formas de información-comunicación que deben existir entre ellos.

IIIº.- CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN.

            Tener una ligera idea de lo que significa el término administración nunca viene mal.

            Etimológicamente viene del termino latino “ administrare “ de ad ( a ) ministrare ( servir ); o sea “ servir a … “,lo que traduce la idea de acción o actividad.

            Según otros “ administrare “ resulta de la contracción de “ ad manus trahere “ lo que implica alusión a la idea de dirección, manejo o gestión hacía un fin.

Vemos pues que este término expresa dos aspectos en su acepción: en sentido objetivo es la actividad de la persona o grupo de ellas, dirigidas para concretar un fin; y en sentido subjetivo es un aparato ú órgano al que se le atribuye dicha función de administrar

Podemos ,por lo tanto, afirmar que administrar es realizar actos mediante los cuales se orienta el aprovechamiento de los recursos materiales, humanos, financieros y técnicos de una organización hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales.

IVº.- PROCESOS Y CIRCUITOS A SEGUIR

            Parto del principio, aceptado o no por los que me lean, que “ el departamento administrativo-contable-financiero “ es el ORIGEN, CENTRO Y DESTINO FINAL de todo este proceso, lógicamente siguiendo las instrucciones de la Dirección de la empresa.

            Es ORIGEN  del proceso pues es el responsable de la elaboración de LOS PRESUPUESTOS fijados por la empresa para cada uno de los ejercicios. Bajo las directrices marcadas por los órganos gestores de la empresa y en coordinación con el resto de los departamentos se fijan los objetivos de la empresa y se cuantifican los mismos.

            Es el CENTRO Y DESTINO FINAL pues debe estar informado del cumplimiento de los mismos no solo para EL REGISTRO CONTABLE  des las operaciones que realizan sino también para analizarlos y controlar su cumplimiento, así como para vigilar las posibles desviaciones de dichos presupuestos con la realidad.

            Considerando uno a uno los Departamentos de la empresa, vamos a ver como realizar los procesos de información con los otros departamentos, fundamentalmente con el Departamento Administrativo-Contable-financiero

A.- DEPARTAMENTO DE COMPRAS O ADQUISICIONES.

            Una vez más insisto en que no voy a entrar en cuales son sus funciones, sus responsabilidades y su forma de cumplirlas.

            Como responsable de ejecutar la gestión de compras y aprovisionamientos atenderá aquellos requerimientos hechos por los diferentes departamentos teniendo en cuenta que estén debidamente autorizados y con disponibilidad presupuestaria.

            En el documento de petición de compra  deberán figurar, además de los productos que se solicitan, cantidad de los mismos, precio unitario, descuentos si procede, fecha de entrega, forma de pago. De este documento enviará COPIA al departamento de Contabilidad para el seguimiento de la operación y para realizar la provisión correspondiente para su pago dentro de su Plan de Tesorería.

            Como responsable de la recepción y almacenamiento de la mercancía comprada facilitará COPIA DEL ALBARAN  de entrada de dicha mercancía con su correspondiente conformidad o reparos  a los datos que figuraban en el pedido.

            De esta forma cuando el Departamento de Contabilidad reciba del Proveedor la correspondiente factura podrá proceder a su contabilización con la seguridad de que todo es correcto.

            Si finalizado un ejercicio o período contable todavía no se ha recibido la FACTURA, Contabilidad podrá disponer del ALBARAN para el registro contable de la entrada de la mercancía y de la obligación de pago.

            En resumen: Copia de pedido, albarán de entrada y factura forman un “ todo “ de dicha operación de compra para el departamento contable.

B.- DEPARTAMENTO DE VENTAS.

            Lo mismo que en el caso anterior tampoco entro en consideraciones sobre la organización interna de dicho departamento.

            Como responsable de la gestión de Ventas de la empresa ,una vez acordadas las condiciones de Venta con el Cliente ,enviará documento COPIA del  mismo

–          al Departamento de Compras-Almacén  para el envío de la mercancía objeto de la venta

–          y al Departamento de Contabilidad para la elaboración, envío y contabilización de dicha operación de venta, así como la de la baja en el inventario de la mercancía vendida.

En resumen : Copia pedido del Cliente, Copia de conformidad con dicho pedido, Copia de Albarán de Salida y Copia de factura forman “ un todo” del dossier de esta operación.

C.- DEPARTAMENTO DE PRODUCCION, FABRICACION O TRANSFORMACIÓN

            Dado que el Departamento de Contabilidad es el responsable del cálculo del COSTE  de los productos fabricados o transformados el Departamento de Producción tendrá que facilitarle mensualmente, al menos los siguientes partes-documentos:

–          materiales empleados indicando el proceso en el que se utilizan

–          mano de obra directa y mano de obra indirecta

–          otros materiales consumidos en el proceso.

Es fundamental el acuerdo entre estos dos Departamentos para la elaboración de dichos partes o documentos informativos para un correcto cálculo de los valores de los elementos fabricados.

  D.- DEPARTAMENTO DE PERSONAL Y RECURSOS HUMANOS.

            Como responsable de la contratación del personal y de sus retribuciones informará al Departamento de Contabilidad de las variaciones existencias en la plantilla en este sentido para realizar las previsiones correspondientes.

            Si dentro de su responsabilidad entra la confección de las nominas y de los Seguros Sociales deberá enviarlas al Departamento de Contabilidad para proceder a su contabilización y pagos correspondientes cuando procedan.

Vº.- CONCLUSIÓN.

            Queda claro que el Departamento de Contabilidad es el REGISTRADOR de todas las operaciones cuantitativas que realiza la empresa a través de los diferentes  órganos o departamentos de la misma. Como consecuencia lógica de ello es que debe DISPONER en todo momento de la documentación correspondiente justificativa de dichas operaciones que recogen hechos económicos y financieros con determinados valores.

            El Departamento de Contabilidad, no es un departamento controlador de “ cómo “ funcionan los diversos departamentos pero sí es “ registrador y controlador “ de las operaciones que realizan con incidencia en el Patrimonio de la empresa.

Organización y planificación del trabajo

 

ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACION DE LOS TRABAJOS ADMINISTRATIVO-CONTABLES

 

Después de mucho esfuerzo y de pasar diversas pruebas y entrevistas has conseguido ser seleccionado para el puesto de responsable administrativo de la empresa o séase de contable .

Eres recibido por el propietario, gerente o director de la empresa con quien departes brevemente pues normalmente suele estar muy ocupado.

Tras las presentaciones de rigor al resto de personal ( en algún caso sólo sois tu y el empresario ) eres acompañad@ a tu despacho o puesto de trabajo.

Te quedas sol@…. y  te preguntas : “ Y…ahora ¿ qué hago ?

Respiras profundamente … y te dices : “ soy el contable, el responsable administrativo-contable de la empresa”. Vamos … que soy el jefe de este departamento y lo voy a demostrar.

Pero…te sigues preguntando : ¿ Por dónde empiezo ?   Y después que hago.?

Pues , si me sigues , yo voy a intentar orientarte.

 

 Debes : Organizar y planificar tu trabajo.

 

Te lo explico cómo.

Ante todo debes dar, a tu jefe y compañeros, la impresión de seguridad y dominio de la situación.

Antes de nada necesitas conocer la empresa de la que vas a ser “cronista oficial “ .

Para ello, con toda educación pero firmeza, solicita te faciliten la siguiente documentación:

–          Escrituras de Constitución .- Lee detenidamente: su objeto social, sus accionistas, la constitución del capital, sus estatutos, etc

–          Alta en Hacienda: en que régimen  de tributación se encuentra

–          Alta en la Seguridad Social : régimen  de cotización

–          Balances  y Cuentas Anuales de los tres últimos ejercicios para ver su evolución y la situación de su patrimonio.

–          Ultimo Balance de Comprobación de sumas y saldos realizado.

Léelo muy detenidamente, partida a partida, y observa si algún saldo o movimiento te llama la atención.

Si es así, coge el Mayor (detalle ) de la cuenta y analiza sus movimientos.

–          Lee una por una los movimientos de todas las cuentas del Mayor. ¿ Corresponden a esa cuenta ?. En las cuentas de terceros ¿ el importe de su saldo corresponde con los importes de las partidas pendientes de cancelar

–          Observa las cuentas bancarias y comprueba con los extractos que su saldo coincide con el saldo contable. Si no coinciden,debes realizar la conciliación bancaria

–          Haz arqueo de Caja. ¿ Coincide con el saldo contable ? Investiga porque y soluciónalo.

–          Entérate de dónde se encuentra y cómo  funciona el ARCHIVO de los documentos.

–          Si tienes auxiliares en tu departamento pídeles ( para enterarte ) de cuales son las funciones que realizan.

Si no tienes auxiliares : ya lo sabes tu eres el jefe y ” tu jefe “. Tu tienes que hacerlo TODO.

 

Creo que para ser el primer día ya has tenido trabajo suficiente. Hasta te veo tentad@ de llevarte trabajo a casa.

¡ Por favor ¡ No lo hagas.

 

Pero como la actividad empresarial es dinámica, mientras tu te afanabas, en conocer la empresa , has visto como se llenaba tu mesa de un montón de documentos de toda índole.

Y es ahora, cuando nuevamente te preguntas… ¿ Y ahora qué hago ?

Te propongo una especie de guía en la que te indico lo que, por tu cargo, debes hacer y con que frecuencia debes hacerlo. Esta GUÍA es ampliación y complemento de ” excelentísimo señor contable ” ( Mira en página ” Temas contables” )

 

Guía de trabajo

 

 

Tarea a realizar                                                            Frecuencia

—————————————————   —————————

 

1.- Recepción ,selección y clasificación del correo    (1)         diaria

2.- Documentación bancaria: Comprobación y

    Contabilización de la documentación bancaria  (2)             3 días a la semana

     Archivo                                                                                                    idem

3.-Documentación de Caja (3)

     Realización de pagos                                                                  1 ó 2 días al mes

     Cobros                                                                                               Cuando vengan

     Preparar Parte semanal de Ingresos y Pagos                      1 día a la semana ( lunes )

     Contabilización de los movimientos del Parte             1 día a la semana ( lunes )

4.- Documentación de Proveedores y Acreedores (4)

      Comprobación de la documentación                                   diaria

      Preparación para su contabilización                                  3 días a la semana

      Contabilización                                                                                   idem

      Archivar  en Facturas pendientes de pago                      idem

      Pago de las facturas : preparación y ordenamiento               2 dias al mes

      Contabilización del pago                                          Cuando contabilicemos bancos

      Anotación en la factura de la fecha y forma de pago       Cuando venga pagada

      Archivar en Facturas pagadas                                          idem

5.- Documentación de Ventas (5)

      Comprobación de la documentación                                     diaria

      Elaboración de las facturas y del documento de cobro         3 días a la semana

                                                                                                                             ( si procede )

       Preparación para su contabilización                                                idem

      Contabilización                                                                                           idem

      Envío al Cliente de la factura y efecto comercial

      para su aceptación                                                                                       idem

      Guardar los efectos comerciales  

      ( tanto los que son sin aceptación como los aceptados )         idem                         

      Preparar remesa al banco para el cobro 

      o descuento de los mismos                                                 1 día a la semana

      Archivo Facturas Clientes pendientes de Cobro                   idem

      Contabilización del cobro de la factura                       Al contabilizar Bancos

      Preparar relación de cheques recibidos 

      para su entrega en el Banco y su cobro                                2 días a la semana

      Anotación en la factura :  fecha y forma de cobro                   idem

      Archivo en Facturas de Clientes cobradas                          idem

      Seguimiento de los cobros y reclamación si procede                diaria

6.- Documentación Nóminas

      Confección y entrega al interesado                                       últimos 4 dias del mes

      Contabilización devengo                                                            idem

      Orden al Banco para su pago                                                    idem

      Contabilizar pago                                                               Al contabilizar Bancos

      Archivar                                                                Después de contabilizar Bancos

7.- Documentación Seguros Sociales

      Confeccionar TC1 y TC2 ( impresos )                                    Últimos 4 días del mes

      Contabilizar cuota patronal ( devengo)                                      idem

      Enviar al Banco para su pago                                                   idem del mes siguiente

      Contabilizar pago                                                                   Al contabilizar Bancos

      Archivar                                                                          Después de contabilizar Bancos

 

8.- Control de Tesorería( 6 )                                                          diaria 

9.- Contabilizar :                                                                           Una vez al mes

         – amortizaciones

         – ajustes

         – periodificaciones

         – imputaciones

         – regularizaciones

y verificar que no se ha olvidado de nada.

10.- Hacer Balance de Comprobación de Sumas  y Saldos                                                                                               ( primera semana mes)

11.- Realizar los asientos o correcciones que se deriven

      de errores detectados                                                                   una vez al mes

12.- Estados financieros y otra documentación informativa              

                                                                                            Una vez al mes ( primera semana )

         -Balance de Situación

         – Cuenta de Pérdidas y Ganancias

         – Cuadro de Financiamiento

         – Listado del Diario

         – Listado de Facturas recibidas

         – Listado de Facturas emitidas

         – Informe de Gestión

         – Plan de tesorería

         – Otra documentación que se considere informativa.

13.- Relación de la empresa con Hacienda y el Registro Mercantil

13a.- Con Hacienda     www.aeat.es teléfono 901 335 533

         Liquidación de impuestos (IRPF, IVA , Sociedades ) según el calendario de Hacienda   

13b.- Con el registro Mercantil       www.registradores.org  

teléfono 915 760 117

         –   Legalización Libros Oficiales                                                 hasta 30 de abril

         –   Cuentas Anuales                                                                hasta 31 julio

 

IMPORTANTÍSIMO : Con esta documentación en tu mano ( o parte de ella ) pides cita a tu jefe, en los 10 primeros días de cada mes, para informarle de la situación del patrimonio de su empresa y del resultado obtenido. Si el empresario es inteligente comprobará la buena adquisición que ha hecho ( aunque no te alabe ) y si no es inteligente hasta es posible que te culpe a ti de la situación de la empresa.

 

NOTAS

(1) Documentación que se recibe:

         -del exterior:

                            – folletos

                            – publicidad

                            – ofertas de servicios

                            – albaranes de compras

                            – facturas

                            – documentos bancarios

                            – organismos e instituciones

                            – correspondencia diversa

                            – etc

 

–          del interior

                              –     albaranes de ventas

                              –      peticiones e compras

                              –       facturas a clientes

                              –        partes de caja

                              –          notas internas

                              –          etc.

 

Habrá que hacer una selección y clasificación :

–          unos directamente a la papelera

–          otros al archivo

–          otros habrá que pasarlos a Dirección para su conocimiento y toma de decisiones

–          otros al Departamento que corresponda

–          y la mayoría para proceder a su comprobación y CONTABILIZACION.

 

(2) Documentación bancaria.

         Hoy día a través de Internet podemos tener entrada en nuestras cuentas bancarias y conocer al día sus movimientos y saldo.Es conveniente que comprobemos que dichos movimientos e importes nos corresponden y que son correctos. Conviene observar el tema gastos bancarios y comisiones pues una llamada a tiempo al director de la sucursal puede hacer que nos anulen los mismos o al menos los disminuyan.

 

(3) Parte de Caja.

        Consiste en la elaboración de un documento en el que anotar los movimientos de Caja en períodos se semanales para agrupar justificantes de las mismas operaciones y no tener que contabilizarlos uno a uno ( Próximamente adjuntaré modelo de impreso de Parte de Caja )

(4) Documentos de Proveedores y Acreedores.

A las facturas del Proveedor o Acreedor debemos adjuntar el pedido y albaran de entrada correspondientes que justifican el contenido de la factura ( producto/ servicio, importe, fecha de pago,etc ).

Una vez verificados y dada la conformidad a los datos es conveniente reflejar mediante un sello en la propia factura la codificación y fecha contable así como posteriormente la fecha y modo del pago. 

(5) Documentos de Ventas.

         Si no hay un departamento comercial que nos dé la factura ya confeccionada, será misión del departamento contable de emitir dicha factura.Para ello necesitamos albaran de salida con todos los datos correspondientes : Cliente, concepto de la venta, importe, forma de cobro,etc.

         Al igual que en las facturas de Proveedores y Clientes es conveniente reflejar en la factura la codificación y contabilización de la misma así como la fecha y modo del cobro.

(6)Control de Tesorería

Proceso contable desarrollado en 11 esquemas

Visión del proceso contable desarrollado en 11  esquemas

por nicasio m. fernández medarde.

LA ACTIVIDAD ECONÓMICA DE LA EMPRESA. Esquema nº 1

L A E M P R E S A

COMPRA

– del Mercado de Capitales : APORTACIONES que DEBE/PAGA.

– del Mercado de Equipos :

INVERSIONES que DEBE/PAGA.

del Mercado de Materiales y Servicios : PRODUCTOS Y SERVICIOS que DEBE/PAGA.

VENDE-

al Mercado de Consumidores y Usuarios

BIENES Y SERVICIOS que LE DEBEN/COBRA.

LOS HECHOS.Esquema nº 2

La actividad económica empresarial -que hemos visto en el cuadro anterior- se manifiesta en HECHOS.

Estos HECHOS podemos clasificarlos en:

PATRIMONIO – BALANCE. Esquema nº 3

La actividad empresarial se manifiesta en HECHOS que inciden en su PATRIMONIO.

En una empresa su PATRIMONIO (su CAPITAL ) está formado por:

BIENES

DERECHOS (CRÉDITOS)

OBLIGACIONES (DEUDAS

Ó SEA QUE:

 PATRIMONIO = BIENES + DERECHOS – OBLIGACIONES

Representación contable del Patrimonio es el

ACTIVO (BIENES + DERECHOS ) =PASIVO(CAPITAL +OBLIGACIONES)

REPERCUSIÓN DE LOS HECHOS EN EL PATRIMONIO.  Esquema nº 4

Los HECHOS, en los que se manifiesta la actividad empresarial , inciden en el PATRIMONIO de la empresa

– aumentando o disminuyendo su ACTIVO Y/ O SU PASIVO ( Hechos permutativos)

– aumentando o disminuyendo su NETO ( Hechos modificativos )

– aumentando o disminuyendo su ACTIVO Y/O PASIVO y su NETO( Hechos mixtos )

TODOS estos aumentos o disminuciones no alteran NUNCA la igualdad ACTIVO = NETO PATRIMONIAL + PASIVO

NOTA IMPORTANTE:

ESTE CONCEPTO DE AUMENTO O DISMINUCIÓN DE LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN EL ACTIVO,PASIVO Y NETO ES FUNDAMENTAL PARA ENTENDER LAS REGLAS BÁSICAS DEL REGISTRO CONTABLE.

LA CONTABILIDAD. Esquema nº 5

Sabemos que la actividad empresarial

se manifiesta en unos HEC

que inciden en el

PATRIMONIO de la empresa – permutando,modificando o ambas cosas a la vez los elementos que lo componen

– mediante el aumento o disminución de los mismos.

¡ Vale ! ¿Pero QUÉ hacer para conocer esas incidencias y sus resultados?

Y es aquí donde se nos presenta la CONTABILIDAD como:

CIENCIA,ARTE Y TÉCNICA que

CAPTA

MIDE

y REGISTRA,

* de acuerdo con los PRINCIPIOS CONTABLES (Partida doble) y

las LEYES DE FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS

* los HECHOS derivados de la actividad empresarial que inciden en su Patrimonio,

* con el objeto de conocer en un momento determinado:

`-su Situación Patrimonial (BALANCE)

-el Resultado de su Gestión (CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

-las operaciones y movimientos CAUSAS de esa Situación y de ese Resultado ( CUENTAS )

PRINCIPIOS CONTABLES. Esquema nº 6

LA PARTIDA DOBLE

de toda manifestación de actividad económica surgen,al menos, DOS hechos.

– uno es de carácter DEUDOR y se posiciona en el DEBE

(parte izquierda en el asiento o apunte )

otro es de carácter ACREEDOR y se posiciona en el HABER (parte derecha en el asiento o apunte),

*

importe elemento/s deudor/es es IGUAL a importe de elemento/s acreedor/es”,

ó sea

Deudor/es = Acreedor/es. 

LA PERSONIFICACIÓN DE LOS HECHOS

A cada uno de los HECHOS (elemento patrimonial ) hay que ASIGNARLE un nombre (personificarlo).

El PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD 2007

nos dice el nombre que hay que asignar a cada uno de estos hechos u operaciones

LA CUENTA Esquema nº 6 (continuación )Tiene DOS significaciones:

– llamamos Cuenta al nombre con que personificamos al elemento patrimonial.

– entendemos por Cuenta al “estado” que recoge los movimientos deudores y acreedores y el saldo del elemento patrimonial que la personifica.

Ejemplo:

DEBE           CAJA EUROS                    HABER

______________________________________

 (movimientos deudores) (movimientos acreedores)

 LEY DE FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS (Reglas de juego )

Se posicionarán en el DEBE (parte izquierda de la cuenta)

– los aumentos del Activo

– las disminuciones del Pasivo

– las compras y Gastos (por ser disminuciones del Neto)

Se posicionarán el en HABER ( parte derecha de la cuenta )

– los aumentos del Pasivo

– las disminuciones del Activo

– las Ventas y los Ingresos (por ser aumentos del Neto)

REGISTRO CONTABLE .- Esquema nº 6 (continuación )

ASIENTO

Forma “clásica” de registro contable (hoy en desuso).

DEBE                                                                             HABER

IMPORTE    NOMBRE CUENTA DEUDOR

                                             A   IMPORTE /NOMBRE CUENTA ACREEDORA

ejemplo

100 Equipos para procesos de información

16 Hacienda pública,iva soportado

                a   Bancos e Instituciones de Crédito                    58

                a   Acreedores por prestaciones de servicios    58

REGISTRO POSICIONAL

Los programas informáticos de hoy dia nos facilitan “posicionar” el registro de los hechos contables en el Debe o Haber correspondientes.

CUENTA                                        CONCEPTO                                        DEBE     HABER

EQUIP.PROC,INFORM.                  FRA ORDENADOR                  100

HAC.PÚB.IVA SOPORT                 IVA FRA ANTERIOR                16

BANCOS E INST.CRÉD                 TALÓN BANCARIO                                           58

 ACREED PRESTAC.SERVICIOS    FRA EMPRESA “AAA”                                 58

FASES DEL CICLO CONTABLE. Esquema nº 7

1º.- ASIENTO DE APERTURA

2º.- ASIENTOS DE GESTIÓN

( operaciones del período)

3º.- BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS.

4º.- ASIENTOS DE REGULARIZACIÓN

( diferencias y/o errores)

5º.- ASIENTOS DE AJUSTES por :

* periodificación

* regularización de existencias

* amortizaciones

* provisiones

6º.- ASIENTO IMPUESTO DE SOCIEDADES.

7º.- BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS.

8º.- ASIENTO DE REGULARIZACIÓN (Traspaso saldos cuentas de Resultados a Cuenta de Pérdidas y Ganancias)

9º.- CUENTAS ANUALES (Balance de Situación y Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria)

10º. ASIENTO DE CIERR

BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS. Esquema 8º

CUADRO que recoge todas las Cuentas,reflejando :

* las sumas de sus DÉBITOS ( cantidades anotadas en el Debe)

* las sumas de sus CRÉDITOS ( cantidades anotadas en el HABER)

* sus SALDOS correspondientes.

ESTRUCTURA esquemática.

NOTAS:

(1) Movimientos del (fecha) al ( fecha)

(2) Saldos del (fecha) al (fecha)

(3) Nombre de las Cuentas

(4) Suma de los débitos de cada una de las cuentas

(5) Suma de los créditos de cada una de las cuentas

(6) Saldos deudores de cada cuenta

(7) Saldos acreedores de cada cuenta.

CUENTAS ANUALES.- BALANCE DE SITUACIÓN.  Esquema 9º

ESTADO FINANCIERO que recoge debidamente clasificados y agrupados los SALDOS las Cuentas de Balance y el saldo de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.Su ESTRUCTURA nos la presenta el Plan General de Contabilidad.

NOTA:El Plan General de Contabilidad presenta el modelo oficial de esta Cuenta.

CUENTAS ANUALES.- CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

. Esquema 9º (continuación)

ESTADO FINANCIERO que recoge :

– en su DEBE : los SALDOS de las cuentas de compras, gastos y amortizaciones,

– en su HABER: los SALDOS

de las cuentas de Ventas e Ingresos

EL RESULTADO ( diferencia entre el Haber y el Debe ) figurará en :

. el DEBE significando BENEFICIO

el HABER significando

PÉRDIDA

NOTA:El Plan General de Contabilidad presenta el modelo oficial de esta Cuenta.

INFORMACIÓN DE LA GESTIÓN . Esquema nº 10

* Una atenta lectura de los datos que nos aporta el BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS nos “puede avisar

de posibles errores cometidos en el registro contable.

* El BALANCE DE SITUACIÓN nos informa de la Situación de nuestro Patrimonio en un momento determinado.

* La CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS nos informa del Resultado de la Gestión .

* Las CUENTAS – por el detalle de sus movimientos- nos da a conocer las CAUSAS ó RAZONES de la Situación patrimonial y del Resultado obtenido.

ANÁLISIS ,INTERPRETACIÓN Y DIAGNOSTICO. Esquema 11º

Con los datos que nos facilitan el BALANCE DE SITUACIÓN

y la CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS de diversos períodos

contables podemos realizar un análisis de la empresa y hacer un diagnóstico de su situación real.

El método más utilizado es el de LOS RATIOS.

Tan sólo a modo de ejemplo-pues su estudio requiere mucho más de lo que se puede indicar en un sencillo esquema-podemos hablar de:

-los ratios de estructura del Activo

– los ratios de estructura del Pasivo

-los ratios financieros

(solvencia,apalancamiento,tesorería,liquidez,rotación del fondo de maniobra,etc)

– los ratios de Rentabilidad

(económica,financiera,del accionista,de las Ventas,etc )

– los ratios de Rotación ( del Activo,del Inmovilizado,del Circulante,del Capital,…

– del Umbral de Rentabilidad. 

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